Comment utiliser une carte bancaire professionnelle ?
Publié le 20 juillet 2023
par Amel Addoun
Mis à jour le 15 novembre
3 min. de lecture
Publié par Amel Addoun
Relu par Victoria Grimaldi
Mis à jour le 15 novembre
3 min
Que vous soyez entrepreneur·se, freelance ou chef·fe d'entreprise, une carte bancaire professionnelle facilite votre gestion financière. Grâce à elle, vous pouvez identifier en un coup d'œil les dépenses liées à votre activité pro. Mais attention : utiliser une carte bancaire professionnelle en toute sécurité nécessite de prendre quelques précautions !
Quand utiliser sa carte bancaire professionnelle ?
La carte bancaire professionnelle se distingue d'une carte personnelle par son utilisation dédiée aux dépenses professionnelles. C'est une carte de paiement qui est fournie avec un compte pro pour freelances ou pour entreprises.
Elle facilite la séparation entre vos finances personnelles, et celles liées à votre travail.
En outre, elle permet aux salarié·es de payer leurs frais pros en direct, sans avoir à les avancer (exemple : un billet de train dans une gare).
Toutes les dépenses relatives à votre activité professionnelle sont éligibles à la CB pro.
Votre carte bancaire pro vous permet donc de régler vos frais :
de repas ;
de déplacement ;
d’hébergement ;
de télétravail, etc.
Des cartes bancaires pro adaptées à vos besoins.
Qui peut utiliser une CB pro ?
Ce type de carte s'adresse à toute personne qui souhaite simplifier la gestion de ses finances d'entreprise.
À noter que la carte bancaire professionnelle est obligatoire pour les dirigeant·es :
Elle est facultative pour les gérant·es d’entreprises individuelles et de micro-entreprises, bien que fortement recommandée.
Enfin, la CB professionnelle est très utile pour les salarié·es. Comme évoqué précédemment, ce mode de paiement facilite la gestion des flux bancaires en entreprise. Les collaborateur·ices ont accès à des cartes pro virtuelles et/ou physiques paramétrées par le service comptable. Cela permet à l’entreprise de fixer un plafond maximal et de suivre facilement les sorties d’argent.
Pour aller plus loin, vous pouvez gérer vos notes de frais avec Shine !
L’utilisation abusive d’une carte bancaire professionnelle
L'utilisation abusive de votre CB professionnelle peut entraîner des conséquences désastreuses pour votre entreprise.
Il vous faut respecter les règles d’une utilisation responsable, faute de risquer :
des problèmes comptables et fiscaux ;
la détérioration de votre trésorerie ;
un impact sur votre crédibilité professionnelle ;
des sanctions de la part de votre banque (exemple : une inscription à un fichier d’incidents à la Banque de France) ;
une violation des règles de l'entreprise, dans le cas où vous êtes salarié·e.
Mais, qu’est-ce qu’une utilisation responsable ?
Tous nos articles pour améliorer la gestion de votre entreprise.
Les limites à ne pas franchir avec sa CB pro
Pour garantir une gestion comptable irréprochable quelques limitations sont de mise. Ainsi, vous serez serein·e en cas de contrôle URSSAF ou fiscal.
Voici quelques règles à garder à l’esprit :
ne pas utiliser sa carte bancaire professionnelle pour effectuer des dépenses personnelles ;
payer avec sa CB pro uniquement si les fonds sont disponibles (sauf si vous bénéficiez d’un découvert autorisé) ;
ne pas prêter sa carte bancaire professionnelle à une tierce personne ;
ne pas masquer ses dépenses (falsification de justificatifs bancaires) ;
toujours pouvoir justifier ses dépenses professionnelles.
Si vous êtes salarié·e, vous devrez également respecter la politique de l’entreprise pour éviter tout abus.
Utiliser sa CB professionnelle : le mot de la fin
Les entreprises peuvent prévenir l’utilisation abusive d’une carte bancaire professionnelle.
Pour cela, voici quelques bonnes pratiques :
définir clairement le champ d’utilisation des cartes professionnelles attribuées aux salarié·es ;
opter pour des cartes virtuelles à usage unique (une dépense = une CB) ;
confier des cartes bancaires prépayées à ses collaborateur·ices avec des plafonds de paiement définis en avance.
Pour aller plus loin, voici les meilleurs moyens de paiement à attribuer à vos équipiers !
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