Les 6 obligations comptables du micro-entrepreneur
Publié le 10 janvier 2022
par Aurore Rimbod
Mis à jour le 13 décembre
13 min. de lecture
Publié par Aurore Rimbod
Relu par Victoria Grimaldi
Mis à jour le 13 décembre
13 min
En tant que micro-entrepreneur·se (auto-entrepreneur·se), vous avez la chance de bénéficier d’une comptabilité allégée. Vous avez néanmoins des obligations comptables à respecter. Mais quelles sont-elles ? Comment tient-on sa comptabilité en micro-entreprise ? Comment s’en sortir quand on y connaît rien ?
Pas de panique, nous sommes là pour vous aider à gérer la comptabilité de votre auto-entreprise en toute sérénité !
À quoi sert la comptabilité en micro-entreprise ?
Commençons par les bases, et par une définition : celle de la comptabilité.
La comptabilité est un système d’organisation des données financières de l’entreprise qui permet de se rendre compte en temps réel de la situation financière de son entreprise.
La comptabilité vous permet de :
piloter votre entreprise et de suivre l'évolution de son chiffre d'affaires ;
sécuriser votre entreprise et vous prémunir en cas de contrôle fiscal.
Et oui ! Comme n’importe quelle entreprise, vous pouvez, en tant qu’auto-entrepreneur·se, faire l’objet d’un contrôle fiscal. Chaque année, des très nombreuses micro-entreprises font l’objet d’un contrôle. Ce n’est pas négligeable ! C’est pourquoi il est obligatoire de tenir une comptabilité claire et précise pour éviter toute déconvenue.
Au-delà de l’appréhension d’un contrôle fiscal, la comptabilité est aussi un outil indispensable pour piloter votre activité. Bien tenue, elle vous permettra de visualiser en un coup d’œil votre rentabilité comme vos axes d'amélioration. Grâce à elle, vous pouvez prendre les bonnes décisions plus facilement.
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Pour la majorité des entreprises, la fonction principale de la comptabilité est d’aboutir à la présentation officielle d’un bilan comptable et d’un compte de résultat annuels.
Bonne nouvelle : les auto-entreprises profitent d’une comptabilité simplifiée et sont exempté·es de ces lourdes obligations.
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Quelles sont les obligations comptables en micro-entreprise ?
1. Posséder un compte bancaire dédié à son activité
La micro-entreprise est une entreprise individuelle (EI). Et comme toutes les EI, si votre chiffre d'affaires annuel dépasse les 10 000 € pendant 2 années consécutives, votre première obligation comptable est d’ouvrir un compte bancaire pour micro-entrepreneur dédié à votre activité professionnelle.
Ce compte vous permet d’encaisser les recettes de votre activité et de payer vos dépenses et vos charges en micro-entreprise.
Il peut s’agir d’un compte professionnel ou d’un simple compte courant. L’important est qu’il soit bien distinct de votre compte personnel.
Il faut savoir que posséder un compte professionnel est préférable car ce dernier vous permet de bénéficier de services réservés à des professionnels. Et pour limiter les frais bancaires, le mieux est de vous tourner vers un compte pro en ligne !
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2. Éditer des devis en micro-entreprise
Le devis marque la première étape de la relation administrative d’un·e auto-entrepreneur·se avec un·e client·e. Il est la trace écrite de la proposition que vous lui faites.
Une fois signé, il vous engage tous les deux juridiquement.
👉 Voici les informations à renseigner sur un devis :
la date et la durée de validité du devis ;
le numéro du devis ;
vos coordonnées : nom, raison sociale et adresse de l'entreprise, statut juridique de l’entreprise, numéro de SIRET, numéro d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM) si nécessaire ;
les coordonnées de votre client·e : raison sociale ou nom, adresse ;
une description exhaustive de la prestation que vous proposez (quantité, prix…) ;
les modalités de paiement, de livraison et d'exécution de la prestation ;
la date de début et de fin d’exécution de la prestation ;
la somme globale à payer HT et TTC (si vous facturez la TVA) ;
les frais de déplacement s’il y a lieu ;
l'assurance professionnelle pour les activités du bâtiment.
Mémo 📝
Vos documents comptables (factures, devis, justificatifs d’achat…) doivent être conservés pendant 10 ans.
3. Facturer en micro-entreprise
Pour chaque prestation réalisée, l’auto-entrepreneur·se se doit de remettre à ses client·es une facture. Elle est LA preuve juridique de la réalisation de votre prestation, elle doit donc être particulièrement soignée.
👉 La facture est obligatoire si :
vous facturez à un·e professionnel·le ;
vos client·es sont des particuliers et le montant est supérieur à 25 € ou pour tout montant si vous faites de la vente à distance (sur Internet) ;
vos client·es sont des particuliers et demandent une facture (quel que soit le montant).
👉 Voici les informations à faire figurer dans votre facture en micro-entreprise :
la date d’émission ;
une numérotation unique et chronologique ;
votre nom et prénom, adresse, numéro de SIRET, numéro RCS ou RM si vous en avez un ainsi que la mention EI ou entrepreneur individuel ;
le nom ou la raison sociale de votre client·e ainsi que son adresse ;
le détail de la prestation (nature, prix, quantité…) ;
le prix (montant total HT, les éventuelles majorations ou réductions du prix, la mention TVA non applicable si vous êtes concerné) ;
la date d’exécution de la vente ou prestation.
À cela s’ajoutent certaines mentions si votre client·e est un professionnel :
les conditions de paiement ;
le taux des pénalités en cas de retard ;
la mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € prévue en cas de retard de paiement.
Le devis et la facture font partie de la relation administrative et juridique que vous entretenez avec vos client·es et devront rentrer dans vos habitudes professionnelles très rapidement.
⚠️ Toutes les mentions sont obligatoires… En cas d’omission, vous risquez des amendes.
🚨
Si vous facturez la TVA, vous devrez renseigner votre numéro de TVA intracommunautaire ainsi que celui de votre client·e sur vos devis et factures.
Si vous bénéficiez d'une franchise en base de TVA, vous devrez y renseigner la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
4. Tenir un livre des recettes en micro-entreprise
C’est LE document obligatoire du régime fiscal de la micro-entreprise et il tiendra un rôle majeur dans votre comptabilité d’auto-entrepreneur.
C’est ici, par exemple, que vous pourrez retrouver très rapidement votre chiffre d’affaires au moment de votre déclaration mensuelle ou trimestrielle ou que vous pourrez faire le suivi de vos factures impayées.
Ce livre de recettes est alimenté au jour le jour des recettes que vous encaissez.
👉 Voici les 6 informations qu’il doit comporter pour chaque encaissement :
la date de l’encaissement ;
le numéro de facture rattaché au paiement ;
le nom du client ou de la cliente / de son entreprise ;
la nature et le descriptif de la prestation (ex : travaux de peinture) ;
le montant HT encaissé (et TTC si vous êtes redevable de la TVA) ;
le moyen de paiement utilisé par le client (CB/espèces/chèque, etc.).
👉 Voici quelques règles supplémentaires concernant le livre des recettes :
il ne pas comporter de ratures ni de modifications ;
le format du livre des recettes est libre (papier, dématérialisé…) ;
les recettes doivent être indiquées par ordre chronologique.
Votre activité relève de la prestation de services et ne nécessite pas d’achat de matériel ? Bonne nouvelle ! Vos obligations comptables en micro-entreprise s’arrêtent ici 🙌.
Pour les autres, encore un petit effort, nous y sommes presque ! 🚀
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5. Tenir un registre des achats en micro-entreprise
Si votre activité concerne la vente de marchandises, de fournitures, de denrées alimentaires ou de prestations d’hébergement, lisez attentivement la suite, ce document est obligatoire pour vous !
En plus du livre des recettes, vous allez devoir mettre en place un registre des achats.
Il s’agit d’une liste de tous les achats effectués chaque année pour mener à bien votre activité.
Voici les mentions qui doivent y figurer :
la date de l’achat ;
la nature de la transaction ;
les références des justificatifs de chaque transaction ;
le nom du vendeur ou de la vendeuse ;
le montant de l’achat HT ;
le mode de règlement.
📌 Exemple de livre de recettes :
Modèle de livre de recettes
Date de paiement | Numéro de la facture | Client·e | Nature de la transaction | Montant HT | Mode de paiement |
|---|---|---|---|---|---|
09/10/2024 | F2400034 | Adidas | Prestation de services | 500,00 € | Virement bancaire |
15/10/2024 | F2400035 | Nike | Prestation de services | 400,00 € | Virement bancaire |
25/10/2024 | F2400045 | Throwback Sneakers | Vente de chaussures | 450,00 € | Espèces |
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Certain·es micro-entrepreneur·ses exerçant une activité d’achat-revente en l’état (brocanteur, dépôt-vente, voiture d’occasion…) doivent également tenir un autre registre : le livre de police. Ce dernier doit être paraphé par le commissaire de police ou le maire du lieu de votre domiciliation.
6. Déclarer son chiffre d’affaires HT à l'Urssaf
Enfin, dernière obligation et non des moindres : la déclaration de votre chiffre d’affaires à l’URSSAF. Il s’agit d’une obligation légale en micro-entreprise, et ce, même si votre chiffre d’affaires est égal à zéro.
Vous devez déclarer le chiffre d’affaires encaissé tous les mois ou tous les trimestres, selon la périodicité que vous avez choisie lors de la création de votre micro-entreprise.
Quelles sont les obligations liées à la TVA en micro-entreprise ?
En micro-entreprise, vous bénéficiez d’une franchise de TVA jusqu’à un certain plafond de chiffre d'affaires (85 000 € pour l'achat vente de marchandises et 37 500 € pour les prestations de services). Vous n'avez aucune déclaration à faire tant que vous restez en dessous de ces seuils.
En revanche, à partir de la date de dépassement du seuil, vous devrez facturer la TVA et faire des déclarations de TVA tous les mois, les trimestres ou tous les ans selon votre régime de TVA.
Comment tenir sa comptabilité de micro-entrepreneur ?
Tenir sa comptabilité seul·e
Si vous avez lu attentivement la partie précédente, vous comprendrez que la comptabilité de l’auto-entrepreneur·se n’est pas très contraignante. Vous pouvez donc tenir votre comptabilité sans aucune aide extérieure.
C’est pourquoi certain·es choisissent simplement d’utiliser des logiciels de traitement de texte (Word, Pages, Google Docs) pour éditer leurs documents et des tableurs (Excel, Numbers, Google Sheets) pour tenir leur compta.
🚨
Attention : cette méthode nécessite une grande rigueur et de la discipline pour éviter tout oubli. En cas de contrôle fiscal, vous devez donc être capable de retrouver tous vos documents comptables et de justifier de toutes vos recettes et dépenses.
Utiliser un logiciel de comptabilité pour auto-entrepreneur·ses
Gérer votre comptabilité tout·e seul·e vous angoisse ? Vous avez peur de faire une erreur ? Vous avez raison car négliger le suivi de votre comptabilité est l'un des pièges majeurs à éviter quand on créé une micro-entreprise. Pour éviter ça, vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé pour vous aider dans vos démarches.
Avantage n°1 : centraliser toutes les données comptables de votre entreprise
C’est le vrai plus des logiciels de compta. Fini l’angoisse du document qui se perd dans les méandres de vos dossiers ! Toutes vos données comptables seront bien à l’abri et vous pourrez mettre la main dessus très rapidement.
Avantage n°2 : sécuriser votre comptabilité
Utiliser un logiciel de compta vous assure une sécurité sans faille. En effet, toute information rentrée est non modifiable et ne peut disparaître. Vous conservez donc la trace de toutes vos actions. Il comprend aussi des modèles pré-remplis de factures et devis pour vous éviter d’omettre des mentions obligatoires.
Bref, c’est rassurant et cela peut éviter bien des déconvenues !
💡
Il existe des logiciels de comptabilité gratuits et payants. Voici notre top 5 des outils de comptabilité et les meilleurs logiciels de comptabilité gratuits.
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Comment choisir son logiciel de comptabilité en micro-entreprise ?
Les différents logiciels de comptabilité pour micro-entrepreneur
Le choix du logiciel de comptabilité peut s’avérer compliqué car l’offre est très diversifiée : logiciels gratuits ou payants, en ligne ou à télécharger… Nous sommes là pour vous aider à y voir plus clair !
Quelle que soit votre activité, vous devrez créer, envoyer et conserver des factures et des devis. C’est une fonctionnalité de base incluse dans tous les logiciels de comptabilité en micro-entreprise.
Il existe de nombreux logiciels gratuits ou payants qui proposent des solutions simples pour suivre vos factures, surveiller les impayés et garder une trace de la relation avec vos client·es.
Mais certains logiciels vont plus loin et permettent une gestion complète de vos données comptables.
En plus de l’édition de devis et factures, ces logiciels de comptabilité sont des outils complets qui vous permettent :
de tenir votre livre des recettes et votre registre des achats ;
de vous connecter à votre compte bancaire ;
de déclarer votre TVA ;
d’accéder à des tableaux de bord analytiques et des statistiques détaillées…
Nos conseils pour choisir votre logiciel de comptabilité
Vous pouvez opter pour une solution simple si vous êtes par exemple consultant·e, et que vous n’éditez qu’une ou deux factures par mois.
Si vous faites face à une trésorerie complexe avec des flux d’entrée et de sortie conséquents comme de l’achat vente de marchandises avec TVA, vous devrez vous tourner vers une solution plus complète.
Enfin, le mieux reste encore de faire un test grandeur nature pour vérifier que le logiciel choisi vous convient !
Un expert-comptable est-il nécessaire en micro-entreprise ?
Réponse courte : a priori, ce n’est pas nécessaire pour une micro-entreprise.
En effet, pour tenir votre comptabilité, vous n’avez de prime abord pas besoin de l’aide d’un·e professionnel·le. Un·e expert·e-comptable peut cependant se montrer utile pour vous aider à envisager au mieux le futur de votre business et de votre modèle économique.
Il ou elle peut vous accompagner dans des moments critiques de votre activité comme le fameux franchissement des seuils de TVA en micro. Il ou elle peut aussi vous conseiller sur un éventuel changement de statut si vous vous sentez à l’étroit en micro-entreprise.
En bref, quand les choses se compliquent et que vous voulez y voir plus clair, l’aide d’un·e professionnel·le peut être utile ! Mais l'accompagnement d'un expert-comptable en micro-entreprise a un prix.
📕
Vous vous sentez à l'étroit en micro-entreprise ? Notre e-book sur les statuts juridiques vous aidera à choisir la forme juridique la plus adaptée à votre situation.
4 conseils pour faciliter votre gestion comptable en micro-entreprise
1. Être prévoyant·e
Si vous choisissez la comptabilité à la main ou sur Excel, vous devez penser à faire des duplicatas de vos factures, devis et autres documents importants.
En stockant vos factures dans un cloud, vous prévenez les bugs de disque dur et la disparition de feuilles volantes !
2. Suivre sa comptabilité au quotidien
La comptabilité est une affaire de tous les jours ! Mieux vaut donc éviter de céder à la procrastination et faire une place à la gestion comptable dans votre journée ou votre semaine. Plus vous attendrez pour remplir vos obligations comptables, plus des erreurs seront susceptibles de s’y glisser.
En outre, plus la comptabilité s'intégrera à votre quotidien, plus elle pourra devenir un jeu, un défi. C’est en mettant la comptabilité au service de la prise de décision que vous apprendrez à l’aimer !
3. Anticiper les entrées et sorties d'argent
Tenir sa comptabilité, c’est avoir de la visibilité sur l’évolution de son entreprise. Nous vous conseillons donc d'optimiser la gestion de vos factures afin de prévoir l'arrivée de vos prochains revenus et de planifier vos achats et investissements en fonction.
4. Se méfier de certains seuils
En micro-entreprise, il y a plusieurs seuils à respecter. Il est important de les garder en tête, notamment si votre activité évolue rapidement.
Il y a :
le seuil de chiffres d'affaires (si vous le dépassez, vous passerez automatiquement en EI et vos obligations comptables ne seront plus les mêmes) ;
le seuil pour continuer de bénéficier de la franchise en base de TVA.
Shine simplifie votre comptabilité !
Chez Shine, nous avons à cœur de faciliter au maximum votre vie d’auto-entrepreneur·se.
En plus de vous aider à créer votre micro-entreprise, nous avons agrémenté notre application de nombreuses fonctionnalités qui vous accompagnent au quotidien. Certaines d’entre elles vont grandement vous simplifier la tâche pour tenir votre comptabilité !
C’est parti pour un tour d’horizon :
Création de devis et factures 100 % conformes
Vous pouvez créer des factures et les envoyer à vos client·es en 1 minute. Elles sont stockées dans votre application Shine, donc bien en sécurité !
Relances automatiques en cas de retard de paiement
Shine suit le règlement de vos factures. Si un·e client·e tarde à vous payer, il ou elle recevra une notification de la part de Shine dans un ton neutre. Un vrai coup de pouce pour relancer vos client·es en cas de retards ou d'impayés et un stress en moins lorsque les missions s’enchaînent !
Ajout de justificatifs facilité
Depuis l’application Shine, vous pouvez ajouter vos reçus simplement en les prenant en photo ! Fini l’entassement de tickets de caisse et factures, chaque reçu est joint à la dépense, directement sur vos historiques de comptes.
Export comptable simplifié
Exportez tous vos états comptables en un clic et les envoyer automatiquement à votre comptable. Si vous souhaitez obtenir une synthèse de votre chiffre d’affaires (livre des recettes) et de vos dépenses (registre des achats), vous pouvez extraire les écritures comptables ainsi que les pièces justificatives par mois, trimestres ou années. Vous pouvez même planifier un export automatique pour votre comptable à une date donnée.
Calcul automatique de vos cotisations sociales
Se libérer du tracas des échéances pour les charges sociales et taxes. Shine calcule automatiquement vos cotisations et vous prévient dès que vous devez déclarer ou payer quelque chose !
En plus de ces fonctionnalités, l’équipe d’expert·es Shine est disponible pour répondre à toutes vos questions 7 jours sur 7.
Gestion comptable en micro-entreprise : le récap'
Voici les infos essentielles à retenir sur la comptabilité des micro-entrepreneur·ses :
vous devez posséder un compte bancaire dédié à votre activité professionnelle si vous dépassez les 10 000 € de chiffre d’affaires sur 2 ans ;
vous devez tenir un livre des recettes a minima. Si vous vendez et achetez des marchandises, vous devez également tenir un registre des achats ;
éditer des factures et devis comportant toutes les mentions légales obligatoires est indispensable en micro-entreprise ;
pour vous aider à tenir votre comptabilité, vous pouvez utiliser un logiciel de comptabilité ou votre compte pro en ligne.
Pour aller plus loin, voici les déclarations fiscales à réaliser l'année de création d’une micro-entreprise.
La comptabilité fait partie des préoccupations importantes des micro-entrepreneur·ses. Vous voulez gagner du temps sur la gestion de vos finances ? Jetez un œil à notre compte pro pour micro-entrepreneurs !
