Guide complet pour créer une facture professionnelle
Publié le 16 mai 2023
par Pierre Ecuvillon
5 min. de lecture
Publié par Pierre Ecuvillon
Mis à jour le 31 mai
5 min
Vous êtes sur le point de transmettre votre première facture à un·e client·e ? Vous avez raison de vous renseigner sur la meilleure façon de créer une facture professionnelle. Car ce document doit obligatoirement être délivré à la livraison ou lors de la réalisation de la prestation de services. Alors, comment créer une facture de pro ? La réponse, dans cet article !
1. Choix du logiciel de facturation
La première étape est le choix d'un logiciel ou d’une plateforme de facturation en ligne. Il existe des solutions gratuites et des systèmes plus sophistiqués dotés de fonctionnalités payantes.
Voici quelques exemples :
La fonctionnalité facturation (devis et facture) incluse dans le compte pro Shine ;
Facture.net ;
Sellsy ;
Henrri ;
Pennylane, etc.
Nous vous conseillons d’étudier ces offres et leurs fonctionnalités pour choisir celle qui vous correspond le mieux.
Mais aussi :
leur facilité d'utilisation ;
leur capacité de stockage ;
le nombre d’outils disponibles ;
le rapport qualité-prix.
Certains logiciels sont également adaptés à des secteurs d’activité spécifiques, comme la restauration ou le BTP.
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2. Identification de l’entreprise
Une fois le logiciel choisi, le processus de création de la facture peut commencer.
Le premier élément à inclure est l'identification de votre entreprise.
Cela comprend les informations suivantes :
le nom légal de l’entreprise ;
l'adresse de domiciliation du siège social ;
son numéro de téléphone ;
son adresse e-mail ;
son numéro SIRET ;
son numéro de TVA intracommunautaire (le cas échéant).
Ces infos permettent aux client·es de vous identifier facilement et de vous contacter en cas de besoin.
Automatisation 🤖
Vous pouvez enregistrer les coordonnées de votre entreprise dans votre outil de facturation. De cette façon, elles apparaîtront au bon endroit sur toutes vos prochaines factures (sans que vous n’ayez rien à faire). Cela vaut aussi pour les infos de vos client·es (vous pouvez créer des fiches client·es).
3. Informations sur le ou la client·e
Vous pouvez ensuite renseigner les informations du ou de la client·e.
Il s’agit des mêmes données que pour l’identification de votre propre entreprise.
Pour les trouver, 3 options :
demander directement à votre client·e par e-mail ;
se rendre sur le site societe.com ;
visiter les mentions légales du site de votre client·e.
4. Numérotation de la facture
Chaque facture doit porter un numéro unique pour faciliter son suivi. Vous avez le choix entre différents systèmes de numérotation :
une séquence numérique simple avec l’année, le mois d’émission et le numéro de la facture ;
un système plus complexe incluant des codes spécifiques à des projets ou des client·es.
Par exemple : vous pouvez numéroter toutes les factures de 2024 en commençant par “F24”, soit : F2400001, F2400002, F2400003, etc.
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5. Date de facturation
La date de la facture fait partie des éléments obligatoires à inclure sur une facture. Elle indique quand la facture a été émise, ce qui peut aider à déterminer les délais de paiement et à suivre les factures en retard.
6. Description des produits ou services
La description des produits ou des services est l'une des parties les plus importantes de la facture. Chaque produit ou service fourni doit être listé séparément avec une description claire.
D’autres éléments clés doivent être mentionnés :
la quantité ;
le prix unitaire ;
le total pour chaque item.
⚙️
Avec Shine, vous pouvez enregistrer à l'avance dans un catalogue vos prestations et produits courants. Cela vous permet ensuite de les ajouter en un seul clic sur vos prochains devis et factures et ainsi de gagner un temps précieux.
7. Montant total de la facture
Le total de la facture est la somme de tous les articles listés. Il convient également de prendre en compte la TVA applicable et toute éventuelle remise accordée à votre client·e. Le total doit être clairement visible et précis pour éviter toute confusion.
💡
La mention “TVA non applicable - article 293 B du CGI” doit figurer sur votre devis si vous bénéficiez d'une franchise en base de TVA. Auquel cas, vous ne pourrez pas récupérer la TVA sur l’essence ou sur le matériel utilisé dans le cadre de votre activité.
8. Conditions de paiement
Les conditions de paiement indiquent à votre client·e quand et comment le paiement doit être effectué.
Elles peuvent inclure :
le mode de paiement (chèque, virement, carte de crédit, etc.) ;
le délai de paiement (par exemple : "30 jours après la date de la facture" ou "à réception") ;
les pénalités applicables en cas de retard de paiement.
9. Politique de retour et de remboursement
Si vous vendez des produits, il peut être utile d'inclure votre politique de retour et de remboursement. Assurez-vous que cette politique soit claire pour prévenir les malentendus et les litiges.
10. Envoi de la facture
La dernière étape consiste à envoyer la facture à votre client·e. Juste avant, assurez-vous de la relire une dernière fois en entier. Ce document comptable doit être exempt d’erreurs et de coquilles.
Pour envoyer votre facture, plusieurs options sont evisageables, mais nous vous conseillons de privilégier l’e-mail pour préserver la planète ! 🌱
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Suivi de la facture et gestion des impayés
L’objectif du suivi est de surveiller le statut de la facture et d’envoyer des rappels si besoin. Un suivi bien rodé vous aide à recevoir le paiement dans les délais et permet de maintenir une bonne relation avec votre client·e.
Malheureusement, il peut arriver que des factures restent impayées. Il est donc important de mettre en place une procédure de suivi et de rappel dès le début de votre activité !
Ce processus peut inclure :
l'envoi de rappels supplémentaires par e-mail et/ou courrier recommandé ;
l'offre de plans de paiement ;
l’assistance à une agence de recouvrement ;
la prise de mesures juridiques (en dernier recours).
📌
Notre logiciel de gestion et de facturation vous permet de paramétrer des relances automatiques en cas de retard de paiement. Si vos clients font la sourde oreille, notre assistance juridique pourra répondre à toutes vos questions et vous mettre en relation avec notre partenaire de recouvrement.
Archivage de la facture
Une fois payée, la facture doit être archivée pendant 10 ans après sa date d’émission pour des raisons comptables et fiscales. La conservation des factures émises par voie numérique est plus simple et permet d’éviter la surconsommation de papier.
Création d’une facture professionnelle : le récap’
Voici les points clés à retenir de cet article :
une facture peut être émise lors de la réalisation du projet ou à la livraison ;
elle doit comprendre des éléments indispensables (comme la date de facturation, les coordonnées du prestataire et du client, le prix à l’unité et le total…) ;
un logiciel de facturation peut automatiser la création de vos factures.
Vous pouvez aussi envoyer une facture d’acompte en amont de la mission et une facture de solde à la livraison (pour le restant dû). Cette méthode est judicieuse pour se prémunir des impayés, notamment lors d'une première collaboration et/ou pour de gros montants.
Pour aller plus loin, nous vous invitons à consulter notre guide ultime sur la gestion des factures.
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