Dépenses d’entreprise : les bonnes pratiques
Publié le 14 février 2023
par Olivia Mahieu
6 min. de lecture
Publié par Olivia Mahieu
Mis à jour le 2 septembre
6 min
L’un des enjeux RH les plus importants, c’est la gestion des dépenses d’entreprise, de l’argent, du grisbi, des sous. Quel que soit le terme utilisé, les dépenses faites par les salarié·es se traduisent par des achats par carte bancaire, des notes de frais et/ou des factures fournisseurs. Pour s’y retrouver et rendre ses équipes toujours plus autonomes, de bonnes pratiques sont de mise.
Les différents types de dépense d’entreprise
Les dépenses par carte bancaire
C’est l‘outil le plus développé au sein des entreprises pour le règlement des achats. Normal : la carte bancaire est incontournable dans nos quotidiens et en entreprise.
Seulement, les cartes bancaires présentent quelques inconvénients :
elles offrent peu de visibilité pour les services de la finance, à moins d’être connectées sur le compte bancaire de l'entreprise en permanence ;
leur gestion représente un lourd travail administratif ;
les cartes sont peu sécurisées (elles se perdent, se volent et les fraudes sont régulières) ;
distribuer une carte bancaire à chaque collaborateur et chaque collaboratrice peut s’avérer un véritable défi.
Les notes de frais
Plutôt réservées aux salarié·e·s qui se déplacent, elles sont indispensables pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
Toutefois, leur utilisation n’est pas toujours bien vécue par les équipes :
la gestion administrative des notes de frais est très gourmande en temps et en énergie ;
les salarié·es doivent avancer les frais ;
le service comptable ne peut pas anticiper les frais à venir ;
l’oubli de justificatif peut s’avérer problématique.
Les processus de gestion des notes de frais sont souvent mal vécus dans les entreprises. Ils sont considérés comme trop complexes ou trop longs et sont sources de tension entre les collaborateurs et collaboratrices.
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Les factures fournisseurs
Les fournisseurs entendent être payés rapidement après leur prestation. Or, la gestion de ce type de dépense est tellement lourde que les délais de paiement s’allongent et pèsent sur les épaules des équipes RH.
Outre cette charge mentale importante, les factures fournisseurs représentent :
Des données à saisir ;
Un processus de validation peu flexible ;
De nombreuses informations manquantes ou erronées.
Quel tableau peu réjouissant !
Les factures fournisseurs mettent en péril la performance et l’équilibre entre les équipes. Heureusement, il existe des solutions plus adaptées pour gérer les dépenses d’entreprise. Ces dernières permettent aux entreprises de tenir une comptabilité irréprochable.
Comment optimiser les dépenses d’entreprise ?
Des solutions techniques permettent aux entreprises d’alléger la charge mentale de toutes les équipes ! 🧠
Dans les prochaines lignes, nous allons citer des méthodes d’optimisation qui permettront :
aux dirigeant·es de gagner en performance ;
aux employé·es de gagner en autonomie ;
aux responsables financiers et comptables de gagner du temps (plus de collecte de justificatifs).
1. Mettre en place une véritable politique de dépenses
La mise en place d’une stratégie de dépense va permettre :
de choisir un système de gestion dont les règles communes devront être adoptées par toutes les équipes ;
de centraliser le processus de gestion des dépenses ;
de suivre les dépenses dans un souci d’anticipation, de réussite et non dans une optique de contrôle des équipes.
Pour mettre en place cette stratégie, les équipes dirigeantes, financières mais également des représentant·es des salarié·es doivent se réunir autour d’une table et fixer ensemble les conditions et règles des dépenses professionnelles.
Exemples de questions à poser
Voici des exemples de questions à se poser lors de cet échange :
Quel budget pour quelle dépense professionnelle ?
Est-il nécessaire de prévoir des budgets différents selon le poste de celui ou celle qui va engager les frais ?
Quel type d’hébergement privilégier ?
Quel type de véhicule louer ?
Sur quels partenaires de voyage s'appuyer, quels sont les accords financiers à développer ?
Quels sont les délais de paiement des factures ?
Est-il possible de les réduire pour fidéliser les partenaires ?
Une fois une charte d'équipe complètement rédigée, elle devra être partagée à l’ensemble des équipes. Vous devrez vous assurer que chaque personne la comprenne et y adhère.
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La bonne santé financière de l’entreprise passe par la confiance.
2. Dématérialiser les documents
Les logiciels de comptabilité représentent une aubaine pour les entreprises. Ils aident à la dématérialisation des documents.
Le temps des petits papiers est révolu, vive la technologie qui fait gagner du temps et de l’argent.
Les applications mobiles nouvellement créées sont intuitives. Elles permettent une collecte facilitée des justificatifs, évitent pertes et oublis. Quel soulagement pour toutes les équipes qui gagneront en sérénité et en productivité !
Délaisser les tâches répétitives pour permettre aux collaborateurs et collaboratrices de se consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée est toujours un choix judicieux pour les dirigeant·e·s d’entreprise.
La dématérialisation des documents permet une accessibilité et de fait, une sécurité renforcée.
⚒️
Les outils de gestion des dépenses sont essentiels pour la société. Toutefois, aucun outil ne pourra être déployé sans une profonde réflexion des besoins de l’entreprise, de ses processus déjà en place et de la façon dont elle souhaite gérer optimiser ses dépenses d’entreprise.
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3. Généraliser les cartes de paiement professionnelles
Là encore, le temps où les entreprises demandaient aux salarié·es d’utiliser leur propre moyen de paiement est révolu. Ils n’auront plus à avancer leurs frais professionnels ni à attendre leurs remboursements.
Cela va faciliter la vie et booster la motivation des collaborateurs et collaboratrices qui se déplacent souvent dans le cadre de leur travail ! 🚘
Les cartes professionnelles offrent à présent un accès simple aux fonds de l’entreprise qui décide en amont, pour chaque collaborateur·ice et chaque déplacement, de la somme allouée à la mission. Les équipes sont ensuite totalement autonomes face aux dépenses nécessaires.
Toutes les dépenses et justificatifs sont centralisés en temps réel. L’entreprise peut anticiper les frais à venir et suivre les achats.
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Pour aller plus loin, voici les moyens de paiement à envisager pour ses salariés.
4. Centraliser les abonnements en ligne
Les abonnements au sein d’une entreprise peuvent être nombreux :
Abonnements téléphoniques ;
Abonnements à des journaux en ligne spécialisés ;
Abonnements à des logiciels, etc.
Face aux logiciels techniques, il est parfois impossible d’avoir une vision claire sur ce qui est dépensé. Sans oublier que récupérer l’ensemble des factures relève parfois du parcours du combattant pour les comptables de l’entreprise.
Aujourd‘hui, les outils de gestion des dépenses centralisés permettent de créer des cartes virtuelles uniques dédiées à chaque abonnement.
Cette unicité permet :
d’anticiper les renouvellements ;
de repérer les doublons éventuels ;
de modifier le montant d’une ou de plusieurs cartes sans impacter les autres.
Le travail gagne en fluidité, les dépenses sont mieux contrôlées et les équipes gagnent en autonomie.
5. Simplifier le processus de paiement des factures fournisseurs
Trop souvent encore, le processus de paiement des fournisseurs est long et lourd. Les étapes entre l'envoi de la facture par le fournisseur jusqu’au paiement pourraient être largement simplifiées.
Par un outil global de gestion des dépenses, les salarié·e·s se contentent d'enregistrer les factures. L’outil va lui-même extraire les informations nécessaires à leur traitement et les transmettre aux équipes chargées des paiements.
Tout le processus se fait depuis l’outil, les échanges de mail ne sont plus nécessaires. Les flux financiers et leur sécurisation sont renforcés. Les salarié·e·s gagnent du temps et peuvent se concentrer sur des missions plus stratégiques pour l’entreprise.
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Dépenses d’entreprise : le récap’
La gestion des dépenses de l’entreprise est garante de sa performance, de sa réussite. Elle est également un marqueur fort pour les salarié·e·s de leur bien-être au travail et de leur propre épanouissement professionnel. Aussi, c’est un poste stratégique que les entreprises ne doivent pas négliger.
Shine met à disposition des entreprises un outil de gestion des notes de frais qui va à l’essentiel. Les dirigeant·e·s, les salarié·e·s et les responsables financiers peuvent en bénéficier. Alors, pourquoi ne pas le tester ? 👀
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