Les 4 étapes à suivre pour enregistrer une refacturation

Publié le 23 septembre

par Pierre Ecuvillon

3 min. de lecture

Publié par Pierre Ecuvillon

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La refacturation de frais peut sembler un peu technique, mais c'est une tâche assez courante dans la gestion d'une entreprise. Que ce soit pour refacturer des frais de déplacement, des frais d’hébergement ou tout autre type de dépense, il est important de maîtriser ce processus. Cet article vous dévoile les 4 étapes à suivre pour enregistrer une refacturation de manière simple et efficace.

1. Identifier les dépenses à refacturer

Sophie est consultante en gestion de projet pour des PME. Elle accompagne ses client·es sur des missions longues, qui impliquent des déplacements et des achats liés aux projets. Indépendante, Sophie doit gérer elle-même sa facturation et ses comptes, tout en assurant un suivi rigoureux des frais qu'elle avance.

Avant de refacturer, Sophie commence par recenser toutes les dépenses effectuées pour son ou sa client·e. 

📌 Voici quelques exemples : 

• billets de train pour des réunions sur site ;

• frais d’hébergement pendant un déplacement professionnel ;

• licence d’un logiciel de gestion de projet utilisé spécifiquement pour son ou sa client·e.

Sophie s’assure de disposer de tous les justificatifs (factures, reçus) pour ces dépenses professionnelles. Ces documents sont essentiels pour valider la refacturation, que ce soit auprès du client ou dans sa propre comptabilité.

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2. Établir la facture de refacturation

Une fois les dépenses identifiées, Sophie crée une facture détaillée pour refacturer son ou sa client·e. Elle y inclut les informations classiques : nom de l’entreprise, numéro de facture, et date. Sophie prend soin de lister chaque dépense séparément, en précisant le montant correspondant.

Exemple :

• billet de train : 85 € ;

• hébergement : 120 € ;

• licence logiciel : 50 €.

Si certaines dépenses sont soumises à la TVA, elle s’assure de l’indiquer clairement. Sophie vérifie enfin que la facture est conforme et correspond bien aux justificatifs.

3. Enregistrer la refacturation en comptabilité

Une fois la facture établie, Sophie doit l'enregistrer dans sa comptabilité. Voici comment elle procède.

Comptabilisation des dépenses avancées

Sophie commence par enregistrer les frais qu’elle a engagés, comme les billets de train ou l’hébergement. Elle les inscrit en tant que charges dans le compte 622 - Frais de mission et de déplacement. Ce compte regroupe les dépenses liées à ses prestations pour le client ou la cliente.

Enregistrement de la facture de refacturation

Ensuite, elle enregistre la refacturation comme une recette dans le compte 411 - Clients, qui correspond au montant total à recevoir. Si la refacturation inclut de la TVA, Sophie crédite aussi le compte 44571 - TVA collectée pour l’ajouter à la somme facturée.

Suivi des flux financiers

En procédant ainsi, Sophie équilibre ses comptes : les dépenses initiales dans le compte de charges, et la refacturation dans le compte client. Cela lui permet de suivre précisément les montants avancés et les sommes récupérées.

4. Suivre et archiver les justificatifs

Une fois la refacturation comptabilisée, Sophie conserve les justificatifs de chaque dépense. Cela inclut les factures d’hôtel, les reçus de train, et tout autre document prouvant les frais avancés. Ces pièces sont essentielles en cas de contrôle fiscal ou pour vérifier la conformité des comptes.

Sophie utilise un logiciel de facturation pour générer et archiver ses factures. Ce type d’outil simplifie la gestion des documents, en centralisant à la fois les factures clients et les justificatifs de dépenses. 

Enfin, Sophie veille à classer les documents de manière accessible, pour un suivi comptable régulier et transparent. L’utilisation d’un logiciel conforme facilitera grandement le processus d’enregistrement et d'archivage, tout en réduisant les risques d’erreurs ou de perte de justificatifs.

Enregistrer une refacturation : en bref

Vous avez maintenant toutes les informations pour refacturer comme un·e pro ! 

Voici un rappel des étapes à suivre : 

1. déterminer quelles dépenses sont concernées par une refacturation ;

2. créer la facture correspondante en joignant les justificatifs ;

3. enregistrer la refacturation dans votre comptabilité ;

4. archiver correctement tous les éléments : factures et justificatifs.

Et maintenant, voici diverses solutions pour optimiser la gestion de ses factures. 

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