Les mentions obligatoires à indiquer sur une facture

Publié le 16 mai 2023

par Irène Saindon

Mis à jour le 27 novembre

par Amandine Dujardin

6 min. de lecture

Publié par Irène Saindon

Relu par Amandine Dujardin

Mis à jour le 27 novembre

6 min

La facture a une valeur juridique, comptable et fiscale. Elle est obligatoire pour la vente d’un bien ou d’un service entre pros. Elle l’est également entre pros et particuliers pour une prestation de service dépassant 25 €. Pour la vente d’un bien, la facture peut être établie à la demande du particulier. Dans tous les cas, elle doit comporter quelques mentions obligatoires !

1. Le numéro de la facture

Chaque facture doit comporter un numéro unique et suivre une fréquence chronologique et continue. Le numéro de la facture doit apparaître sous le libellé “Facture n°…”.

Il est possible de prévoir une série distincte en utilisant un préfixe par an, par exemple.

Lorsqu’une facture comporte plusieurs pages, son numéro doit apparaître sur chacune d’entre elles. 

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2. La date de la facture

Faire apparaître la date d’émission de la facture est obligatoire. Sur certains logiciels de facturation, celle-ci s'affiche automatiquement lorsque la facture est finalisée.

3. La date de la vente

Vous devrez également indiquer :

• pour une prestation de service : la date à laquelle vous avez effectué la prestation ;

• pour un bien : la date de la livraison du bien.

4. Votre identité

Cette partie comporte plusieurs mentions obligatoires : 

• la dénomination sociale de votre entreprise (ou raison sociale) - si vous êtes en entreprise individuelle, il s'agit de vos nom et prénom - ;

• l’adresse du siège social ;

• le numéro de SIREN ou SIRET ; 

• la forme juridique de l’entreprise ; 

• le montant du capital social pour les sociétés. 

2 cas particuliers : 

• pour les commerçant·es, le numéro du registre du commerce et des sociétés (RCS) et la ville du greffe d’immatriculation doivent figurer sur la facture ;

• pour les artisans, il faudra mentionner le numéro au répertoire des métiers (RM) et le département d’immatriculation. 

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5. L’identité du client ou de la cliente

L’identité de votre client·e doit figurer sur vos factures. Là encore, plusieurs éléments sont indispensables : 

• son nom s’il s’agit d’un particulier ou sa dénomination sociale s’il s’agit d’un·e pro ;

• l'adresse du siège social pour un·e professionnel·le ou l'adresse du domicile pour un particulier ;

• l’adresse de facturation (si différente du siège social).

6. Le numéro du bon de commande

Si un bon de commande a été établi, son numéro doit obligatoirement figurer sur la facture. 

7. Le numéro de TVA + les mentions de TVA requises

Vous bénéficiez de la franchise en base de TVA

Que vous facturiez un client en France, en UE ou hors UE, vous devez renseigner la mention "TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts” sur toutes vos factures.

Vous êtes redevable de la TVA

Si vous êtes redevable de la TVA, vous devrez faire apparaître votre numéro d’identification à la TVA sur vos factures. Vous devrez également renseigner celui de votre client s'il s'agit d'un pro redevable de la TVA.

Vous facturez un client en France

Si vous facturez en France, vous n'avez pas de mention spéciale à ajouter.

Vous facturez un client en Union européenne (intracommunautaire)

Si vous facturez un client pro soumis à la TVA en UE, vous ne devrez pas facturer de TVA mais indiquer la mention “Exonération de TVA, article 262 ter I du code général des impôts” ou “autoliquidation” en haut de la facture.

Pour un client particulier ou un pro non soumis à la TVA, c'est un peu différent. Si le montant annuel HT de vos ventes à distance est inférieur à 10 000 €, la vente est soumise à la TVA française. Si le montant annuel HT de vos ventes à distance est supérieur à 10 000 €, la vente est soumise à la TVA du pays du client ou de la cliente. Auquel cas, vous devrez soit reverser cette TVA sur le guichet unique de TVA soit vous immatriculer en TVA dans tous les pays concernés, y déclarer pour chacun la TVA et la payer dans ces pays (option plus contraignante).

Vous facturez un client hors UE (extracommunautaire)

Si vous facturez un client professionnel soumis à la TVA hors Union européenne, vous ne devrez pas facturer de TVA mais indiquer la mention “TVA non applicable – art. 259-1 du CGI ” en haut de la facture.

Il est possible que votre client·e soit redevable de frais de douane. Pour être en règle de ce côté, il faut faire une déclaration européenne de services (DES) par an.

Votre activité est exonérée de TVA

Si votre activité est exonérée de TVA, vous devrez ajouter la mention “TVA non applicable, article 261 du Code général des impôts” à vos factures. Celle-ci est applicable quel que soit le pays de votre client
 ou cliente.

8. La désignation des produits et des services et la quantité

Vous devez faire figurer sur la facture : 

• pour un produit : la nature du produit, la marque et la référence ;

• pour une prestation : les matériaux fournis et la main d'oeuvre ;

• la quantité.

9. Le détail du prix

Concernant le tarif, voici ce qu'il faut renseigner :

• le prix unitaire hors taxes (ligne par ligne ou le taux horaire hors TVA) ;

• le taux de TVA (si différents taux de TVA sont applicables, ils doivent apparaître clairement à chaque ligne) ;

• les éventuelles majorations, remises et réductions de prix (rabais, ristourne à la date de la prestation de service ou de la vente) ;

• la somme totale à payer HT et TTC.  

10. Les informations de paiement (facture à un professionnel)

Plusieurs informations sur le paiement sont à mentionner sur vos factures si vous facturez à une autre entreprise : 

• le délai de paiement ou la date limite de paiement ;

• les conditions d’escompte lorsqu’il y a un paiement anticipé ; 

• le taux de pénalités de retard ;

• la mention de l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € en cas de retard de paiement.

11. La garantie légale de conformité pour certains biens

Le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021 détermine les catégories de biens faisant l’objet d’une garantie légale de conformité de 2 ans minimum.

Si cela vous concerne, vous devez le mentionner sur vos factures. 

Récap' des mentions obligatoires d’une facture

Voici un résumé des mentions obligatoires à faire figurer sur une facture : 

1. le numéro de la facture ;

2. la date de facturation ;

3. la date de la vente ou de l'exécution de la prestation de service ;

4. l'identité du vendeur·se ;

5. l’identité de l’acheteur·se ;

6. le numéro de bon de commande s’il existe ;

7. le numéro de TVA et les mentions de TVA requises (si applicable) ;

8. le détail des produits ou services et la quantité ;

9. le prix HT et TTC ;

10. les informations de paiement si la facture concerne 2 entreprises ;

11. la garantie légale de conformité si le bien vendu est concerné.

Et maintenant, voici la liste des meilleurs outils de facturation pour vous faciliter la vie. 

Bonne nouvelle : si vous devenez client·e chez Shine, votre compte pro et votre outil de facturation seront réunis au même endroit ! 📍