Comment optimiser la gestion de ses factures ?

Publié le 17 mai

par Manon Ca

3 min. de lecture

Publié par Manon Ca

Mis à jour le 4 novembre

3 min

Les client·es répondent présent·es, les commandes s’accumulent et les factures s’empilent sur votre bureau. Que de bonnes nouvelles ! Si la dématérialisation des factures est LA solution pour gagner du temps, d’autres bonnes pratiques peuvent vous aider à gérer au mieux le flux incessant de factures. Voici comment optimiser la gestion de vos factures !

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1. Utiliser un outil de facturation complet et accessible

Un outil de facturation performant permet de créer des devis, des avoirs et des factures de façon soignée et conforme en illimité. Ces logiciels sont très pratiques pour centraliser tous ses devis et factures en un seul et même endroit. Certains d'entre eux permettent aussi de conserver toutes les informations sur vos client·es (comme dans un CRM).

Pour vous aider à choisir un outil adapté à vos besoins, voici une sélection des meilleurs logiciels de facturation. 

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2. Télécharger une application de facturation

En matière de gestion de factures, l’application mobile peut s'avérer utile, notamment pour celles et ceux qui sont souvent en déplacement (exemple : les plombiers indépendants, les artisans du BTP, les taxis...).

Une application de facturation vous permet de :  

• suivre le statut de la facturation en temps réel ; 

• retrouver l'historique des factures et des encaissements ; 

• recevoir des notifications relatives au statut sur votre smartphone ;

• consulter le statut des factures (payée, en attente ou en retard) où que vous soyez.

De plus, elle permet à vos employé·es d’envoyer une facture via leur mobile.

3. Réduire les délais de paiement

Réduire les échéances de paiement, c’est s’assurer de recevoir des paiements plus tôt. Et donc de faciliter la gestion de sa trésorerie. 

Pour cela, voici quelques conseils à appliquer dès maintenant : 

• envoyer la facture aussi rapidement que possible ; 

• négocier les échéances de paiement à votre avantage ; 

• juste avant l’échéance, envoyer un rappel automatique ; 

• proposer le paiement en ligne et instantané en quelques clics ;

• si pertinent, proposer une facilité de paiement (exemple : possibilité de payer en plusieurs fois).

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4. Automatiser les relances des impayés

Vous envisagez d'automatiser les relances des impayés pour réduire votre charge mentale ?

En voilà, une excellente idée !

Mais pour cela, vous devrez utiliser un logiciel de facturation qui le permet.

L'outil de facturation Shine relance, par exemple, vos client·es automatiquement.

Et une telle solution possède de nombreux avantages. Cela minimisera le risque de retards de paiement, vous libérera d'un stress peu agréable et vous permettra de vous focaliser sur des missions plus importantes.

📌 Voici un exemple de relance automatique (envoyé via le logiciel de facturation de Shine) :

5. Accepter différents modes de paiement

Augmentation des opportunités de vente, hausse du chiffre d’affaires… Proposer plusieurs modes de paiement permet aussi l'optimisation de la gestion des factures.

Vous devrez vous choisir un outil vous permettant d'accepter de nombreux modes de paiement :

• virement bancaire (Visa / MasterCard) ;

• lien de paiement intégré à un e-mail ;

• Apple Pay, Samsung Pay ;

• prélèvement SEPA ;

• QR code ;

• Paypal.

6. Suivre les indicateurs de performance clés

Pour optimiser la gestion de vos factures, nous vous conseillons de suivre quelques KPIs clés en matière de facturation tels que :

• la balance âgée (cet indicateur de performance, généralement divisé en tranches - 30 jours, 60 jours, 90 jours - présente l’ensemble des paiements à venir) ;

• le délai de Paiement Moyen (DSO) ;

• le montant des factures encaissées ;

• le montant des factures en attente de paiement.

Ces insights précieux vous donneront des indications sur la santé financière de votre entreprise. Par exemple, l'analyse des montant des factures en attente de paiement vous dévoilera les rentrées d’argent à venir et vous aidera à planifier vos dépenses et investissements en fonction.

Optimiser la gestion de ses factures : le récap’

Voici un rappel de nos recommandations pour optimiser la gestion de vos factures : 

1. utiliser un outil de facturation complet et accessible ; 

2. accéder à une application mobile ; 

3. réduire les délais de paiement ; 

4. automatiser les relances pour les factures impayées ; 

5. accepter plusieurs modes de paiement ;

6. suivre les indicateurs de performance clés.

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