Fausses notes de frais : exemples de fraudes & conseils
Dans le cadre de votre activité professionnelle, vous pouvez être amené·e à avancer des frais, qui seront ensuite remboursés par l’entreprise. Mais les fraudes sont courantes ! Certaines notes de frais ne correspondent pas à des dépenses réelles et les collaborateur·ices se font alors rembourser de l’argent qu’ils n’ont pas déboursé ou qu’ils ont déboursé pour des raisons personnelles.
Voici des exemples de fraudes fréquentes et la façon de s’en prémunir.
8 exemples de fausses notes de frais
1. La fraude à la note de restaurant
C’est probablement la fraude la plus répandue. Le collaborateur ou la collaboratrice va au restaurant en famille ou entre amis et se fait établir une facture pour être remboursé·e par l’entreprise. Cela peut inclure des repas pris le week-end alors que le collaborateur ou la collaboratrice ne travaille que la semaine.
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2. Le faux plein d’essence
Ce cas a lieu le plus souvent lorsque les salarié·es ont un véhicule de fonction (un avantage en nature) et font une "inversion" des frais. Le ou la salarié·e fait le plein de sa voiture personnelle et passe la facture en note de frais comme si cela avait été le plein de sa voiture de fonction. Il est possible également de récupérer le justificatif de plein d’essence de quelqu’un d’autre, voire d’un·e inconnu·e dans la poubelle de la station-service !
3. La fausse note d’hôtel
Il s’agit d’une fraude dont les montants peuvent être élevés. Le collaborateur ou la collaboratrice obtient une note globale qui inclut toutes sortes de dépenses, cela va des appels téléphoniques à des numéros surtaxés à la razzia dans le minibar, en passant par le dîner dans la chambre avec son conjoint ou sa conjointe.
4. Les "cadeaux clients"
Bouteille de champagne, ballotin de chocolats ou même téléphone portable. Les cadeaux clients sont destinés… aux client·es. Certain·es collaborateur·ices peuvent être tenté·es de se les offrir et de faire passer leur montant en note de frais. Ce type de fraude à la note de frais est risqué si l’employeur·se est en contact direct avec le client en question.
5. La fraude aux indemnités kilométriques
Cette fraude aux déplacements professionnels fait également partie des plus fréquentes. Les indemnités kilométriques sont calculées en fonction de la distance parcourue, mais aussi de la puissance du véhicule. Il s’agit ici de déclarer un véhicule plus puissant que le véhicule réellement utilisé et/ou un nombre de kilomètres supérieur à celui effectué.
6. Les fausses pièces justificatives
Pour être valable, chaque note de frais doit être accompagnée d’un justificatif : facture, reçu… Il existe sur Internet des modèles de fausses factures vierges. Il suffit de les remplir et de les présenter à l’entreprise avec la note de frais.
⚠️
La fabrication ou l’usage de faux documents est un délit qui peut être puni d’une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 3 ans et de 45 000 € d’amende.
7. La double note de frais
Lorsque le ou la salarié·e a conservé le justificatif d’une note de frais, il est possible qu’il le présente une nouvelle fois plusieurs mois après. Cette fraude peut passer inaperçue dans les sociétés de taille importante qui n’ont pas mis en place une gestion stricte des notes de frais.
8. La rémunération en fausse note de frais
Les salarié·es ne sont pas les seul·es à frauder avec leurs notes de frais. L’employeur·se peut également déclarer une partie de sa rémunération sous la forme d’une ou plusieurs notes de frais. De cette façon, il ou elle est exonéré·e du paiement des cotisations sociales.
Cette fraude peut aussi concerner n’importe quel·le salarié·e. Non seulement l’employeur·se qui propose cet "arrangement" ne paye pas de cotisations sociales, mais pour le ou la salarié·e bénéficiaire, la somme n’est pas imposable.
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Comment éviter les fausses notes de frais ?
Établir une politique de dépenses professionnelles stricte
Afin de limiter les abus, l’employeur·se doit fixer un cadre précis quant au remboursement des notes de frais. Cette procédure doit être portée à la connaissance des salarié·es, en particulier par le service des ressources humaines.
La politique mise en place peut inclure, entre autres :
un montant maximum par type de dépense ;
une liste des renseignements obligatoires à joindre à une note de frais ;
un délai maximum de remboursement ;
un code d’éthique…
Fixer des règles de gestion et de contrôle
Il faut organiser le suivi et l’analyse des dépenses, éventuellement avec l’aide d’un logiciel de gestion des notes de frais. Celui-ci évitera, entre autres, les doubles notes de frais. Il pourra également être paramétré en fonction de la politique des dépenses professionnelles mise en place. Le contrôle peut passer aussi par des audits internes ou externes qui sont parfois suffisamment dissuasifs.
Mettre en place une allocation forfaitaire
Dans certains cas, la situation se prête à l’attribution d’une allocation forfaitaire qui ne nécessite pas de déclarations ni de justificatifs. Dans ce cas, le ou la salarié·e dispose d’une enveloppe qu’il ou elle doit gérer pour ses dépenses professionnelles.
Fausses notes de frais : le récap’
Les fraudes peuvent concerner toutes les dépenses qui sont avancées dans le cadre de l’activité professionnelle.
La fraude aux notes de frais touche tous les domaines tels que :
les notes de restaurant ;
les pleins d’essence ;
les notes d’hôtel ;
les cadeaux clients ;
les indemnités kilométriques ;
la rémunération.
Pour lutter contre les fausses notes de frais, deux principales solutions s’offrent à vous :
une politique stricte des dépenses professionnelles ;
des règles de gestion et de contrôle.
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