Comment calculer les frais réels de repas ?
Vous ne bénéficiez pas d’un lieu de restauration, vous travaillez en horaires décalés ou bien votre domicile se situe trop loin de votre lieu de travail pour que vous puissiez rentrer pour y prendre vos repas. Du coup, vous vous retrouvez contraint de dépenser pour vous nourrir. Et à la fin du mois, la note peut vite se retrouver salée…
Alors, comment faire pour calculer vos frais réels de repas ? Nous vous expliquons tout en détail !
Qu'est-ce que les frais réels de repas ?
Définition
Les frais réels désignent les dépenses effectivement réalisées par un dirigeant d'entreprise (gérant de SARL, président de SAS...) dans le cadre de son activité professionnelle.
La nature de ces frais professionnels est multiple, on y retrouve par exemple :
les frais de repas ;
les frais kilométriques ;
les frais vestimentaires ;
les frais liés au télétravail ;
les frais liés à la formation professionnelle...
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Conditions de déductibilité
Ces frais de repas sont déductibles du résultat de l'entreprise uniquement s'ils remplissent certaines conditions.
Voici les critères à respecter :
ils sont nécessaires à l'activité professionnelle (ce ne sont pas des frais de "convenance") ;
ils sont justifiés par la distance entre le lieu de travail et le domicile ;
une pièce justificative peut être fournie (exemple : facture, ticket de caisse).
Ils ne doivent pas non plus être excessifs ou disproportionnés.
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En clair, vous ne pouvez pas faire passer sur vos frais de repas un déjeuner en amoureux, même s'il est pris entre midi et deux un jour où vous travaillez !
Par contre, vous pouvez déduire vos frais si vous devez vous déplacer chez un client sur une journée et que vous devez manger à l'extérieur le midi.
Le calcul des frais de repas en détail
Le repas pris à la maison
Vous travaillez en horaires décalés, vous exercez votre activité professionnelle en télétravail … Bref, le plus souvent, c’est vous qui êtes derrière les fourneaux.
Dans ce cas, la valeur du repas pris à domicile et confectionné par vos soins n'est pas déductible.
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A contrario, les frais engagés pour un repas d'affaires sont toujours déductibles dès lors qu'ils remplissent les conditions que nous avons évoquées.
Le repas pris à l’extérieur
Vous ne pouvez pas rentrer chez vous pour déjeuner en raison de l'éloignement de votre lieu de travail ou d'une pause déjeuner trop courte ? Dans ce cas, il est possible de calculer vos frais réels de repas selon le barème fixé chaque année par le fisc.
En 2024, la valeur d’un repas consommé s’élève à 5,35 €. Cette part correspond à la valeur d'un repas pris à domicile et ne peut être réduite.
La limite d'exonération journalière est de 20,70 €.
En conséquence, il est possible de déduire maximum 15,35 € par jour (20,70 - 5,35 €). Concrètement, cela signifie qu'au-delà de ce montant, les frais ne sont pas déductibles.
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Exemple : vous dépensez 30 € pour manger à la pizzeria du coin le midi. Vous pouvez déduire 15,35 € et il reste donc à votre charge : 30 - 15,35 = 14,65 €.
Si vous mangez une part de pizza achetée dans un food truck et que vous dépensez seulement 12 €, vous pouvez déduire 12 - 5,35 = 6,65 €.
Comment déduire ses frais de repas ?
Les frais de repas doivent apparaître dans votre comptabilité.
Pour cela, vous devez rédiger une note de frais qui mentionnera toutes les informations utiles pour éviter les ennuis en cas de contrôle de l'administration.
Par exemple, si vous invitez l'un de vos prospects au restaurant, vous devez indiquer sur la note de frais le nom de l'invité et la société représentée, la date, le montant de la dépense...
Ensuite, il ne vous reste plus qu'à reporter le montant de vos dépenses sur votre déclaration d'impôts annuelle.
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À noter : l'option pour l'abattement forfaitaire
Les salariés et certains dirigeants peuvent opter pour l'abattement forfaitaire de 10 % appliqué par l'administration fiscale sur leurs revenus à la place des frais réels.
Cette déduction correspond aux frais engagés dans le cadre de l'activité professionnelle. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de traquer et de justifier chaque dépense effectuée. Le montant maximum de la déduction est de 14 171 €.
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