Déduire ses frais de réception : le guide complet
Publié le 14 juillet
par Camille Deneu
5 min. de lecture
Publié par Camille Deneu
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Repas d’affaires, réceptions, événements internes : les frais de réception font partie des frais pros incontournables pour entretenir vos relations commerciales et faire fleurir votre business. Pour les déduire fiscalement, voici les règles et bonnes pratiques à connaître pour les justifier en cas de contrôle.
Frais de réception : qu’est-ce que c’est ?
Les frais de réception sont des dépenses engagées par une entreprise pour accueillir des client·es, des partenaires commerciaux, ou pour organiser des événements professionnels.
Ces frais peuvent comprendre :
les repas au restaurant avec des client·es ;
les cocktails et réceptions organisés dans les locaux de l'entreprise ;
les événements d'entreprise tels que les fêtes de fin d'année ou les célébrations de réussites professionnelles.
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La notion juridique de « frais de réception » repose non pas sur la nature des frais, mais sur leur destination. Pour être déductibles, ces dépenses doivent être engagées dans l'intérêt de la société et être proportionnées à l'importance du client ou de l'événement.
Sous quelles conditions ces frais sont-ils déductibles ?
Pour que les frais de réception soient déductibles, ils doivent répondre à plusieurs conditions. Découvrons-les ensemble.
1. Être engagés dans l'intérêt de la société
Cela signifie que ces dépenses doivent être réalisées dans le but d’augmenter le chiffre d’affaires de l'entreprise. Par exemple, vous pouvez justifier l’accueil de clients japonais dans un restaurant français dans le but de conclure un contrat en fin de repas et d’améliorer votre relation commerciale avec eux en leur faisant découvrir la gastronomie française.
2. Avoir un lien direct et certain avec l'activité de l'entreprise
Ces frais de représentation doivent être engagés pour des raisons professionnelles et non personnelles. Ainsi, organiser une réunion de travail au restaurant avec des partenaires commerciaux est déductible si elle est directement liée à un projet ou une négociation en cours.
3. Être proportionnés à l'importance du client ou de l'événement
Une dépense excessive pour une réception sans importance stratégique peut être contestée. Concrètement, inviter un·e client·e dans un restaurant haut de gamme doit être justifié par l'importance de la relation commerciale.
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Quels frais de réception sont déductibles ?
Les dépenses exclues de la déduction fiscale
Certaines dépenses ne sont pas considérées comme déductibles pour des raisons fiscales :
Les dépenses excessives ou somptuaires
C’est le cas des frais liés à l’exercice de la chasse, de la pêche, aux résidences de plaisance, aux yachts et à l’amortissement excédentaire de voitures privées…
Les dépenses personnelles
Les dépenses qui bénéficient principalement aux individus plutôt qu'à l'entreprise, comme des vacances personnelles prises aux frais de l'entreprise, ne sont pas déductibles.
Exemples de frais de réception déductibles ou non déductibles
Exemples de frais déductibles
✅ Un consultant indépendant invite un prospect à dîner au restaurant pour discuter des détails d'un projet d’envergure.
✅ Une agence de publicité organise une inauguration de ses nouveaux locaux et invite ses clients stratégiques et les médias locaux.
✅ Une start-up organise une soirée de Noël pour ses employés pour célébrer une année de succès et renforcer l'esprit d'équipe.
Exemples de frais non déductibles
❌ Un directeur général organise une retraite dans un complexe de luxe en bord de mer sans justification claire de l'impact sur l'entreprise.
❌ Un entrepreneur utilise les fonds de l'entreprise pour financer des vacances en famille.
❌ Un directeur financier utilise le budget de l'entreprise pour acheter des billets VIP pour un événement sportif sans rapport avec les activités commerciales de l'entreprise.
Quelle déductibilité des frais de réception ?
En général, les frais de réception et de représentation sont déductibles à hauteur de 50 % de leur montant total. Cela signifie que la moitié des dépenses engagées peut être comptabilisée comme une charge déductible pour l'entreprise, réduisant ainsi son bénéfice imposable.
Il existe certaines exceptions qui admettent une déductibilité à 100 % dans le cas d’événements comme les repas de Noël, les fêtes patronales, les départs à la retraite.
Le traitement de la TVA sur les frais de réception dépend de la manière dont l'événement est organisé.
Organisation par un prestataire externe
Si l'entreprise fait appel à un prestataire externe (traiteur, agence événementielle, organisateur d'événements…) pour organiser l'événement, la TVA facturée par ce prestataire est généralement récupérable, à condition que l'entreprise soit assujettie à la TVA et que les dépenses soient déductibles pour l'impôt sur les sociétés.
Organisation gérée en interne
Lorsque l'organisation de l'événement est gérée en interne par l'entreprise, la TVA n'est pas récupérable sur les dépenses engagées. Cependant, l'entreprise peut déduire la totalité des dépenses, y compris la TVA non récupérable, dans la mesure où elles respectent les critères de déductibilité.
Comment justifier des frais de réception ?
Pour déduire vos frais de réception et éviter tout problème en cas de contrôle fiscal, vous devrez justifier chaque dépense de manière rigoureuse et conforme aux exigences légales.
Conserver les factures détaillées relatives à chaque dépense
Pour prouver à l’administration fiscale la réalité et la nature professionnelle de la dépense, la facture est un justificatif incontournable. Elle doit indiquer le montant dépensé, la date de l’événement et une description précise des biens ou services fournis.
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Documenter les raisons commerciales
L’objectif commercial de l’événement de réception doit clairement être documenté pour justifier les frais. Par exemple, un repas avec des clients doit être directement en lien avec les activités commerciales comme des négociations ou des discussions stratégiques.
Lister les participant·es
Tenir une liste des invité·es, incluant leurs noms, fonctions et entreprises représentées, permet d’appuyer la pertinence professionnelle de l’événement et de justifier l’importance stratégique des dépenses engagées.
La déduction de frais de réception : en bref !
Pour déduire ses frais de réception dans les règles de l’art, voici ce qu’il faut garder en tête :
pour être déductibles, les frais de réception doivent être dans l'intérêt de l'entreprise, liés à son activité professionnelle et proportionnés à l'importance du client ou de l'événement ;
les frais de réception sont en général déductibles à 50 % mais il existe des exceptions déductibles à 100 % ;
pour justifier fiscalement les frais de réception, il faut conserver des factures détaillées et justifier ses raisons commerciales.
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