Gestion & conservation des reçus pros : le guide complet

Publié le 22 novembre 2023

par Amel Addoun

5 min. de lecture

Publié par Amel Addoun

Mis à jour le 23 juillet

5 min

Les reçus professionnels aident les entreprises à suivre leurs dépenses et à garantir la conformité de leur comptabilité. Cela étant, la saisie et le stockage de ces reçus peuvent être source de maux de tête pour les responsables financiers débordés. Pour vous épargner des heures de torture, nous avons compilé des conseils pour faciliter la gestion de vos reçus professionnels !

Gestion et conservation des factures

En plus d’assurer la traçabilité d’une opération commerciale, les factures possèdent un pouvoir juridique important. Elles prouvent que le vendeur est en droit d’exiger le paiement d'une somme d'argent (exemple : quittance de loyer). 

L’émission d’une facture est obligatoire : 

• entre professionnels ; 

• dans le cas d’une vente à un particulier si elle concerne une vente à distance ou une livraison intracommunautaire exonérée de TVA ; 

• dans le cas d’une prestation de service à un particulier si le prix excède 25 € TTC ou pour certains travaux immobiliers ; 

• si le particulier en fait la demande.  

Le délai de conservation d’une facture est fixé à 10 ans. Vous êtes libre de conserver vos factures au format papier ou électronique (ex : sur un logiciel de facturation). 

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C'est parti !

Gestion et conservation des tickets de caisse

Très présent chez les commerçant·es et restaurateur·ices, le ticket de caisse est un reçu remis au client ou à la cliente après son passage en caisse. 

Cette preuve d’achat doit mentionner : 

• le numéro du ticket ; 

• le nom et les coordonnées du commerce ; 

• la date et l’heure de l’émission ; 

• le libellé de l’article et/ou du service ; 

• le prix unitaire ;

• la quantité ; 

• le montant hors taxe (HT) ; 

• le taux de TVA applicable ; 

• le montant toutes taxes comprises (TTC) ; 

• le moyen de paiement. 

La loi oblige les professionnels à conserver les tickets de caisse au minimum 2 ans à partir de la date de transaction. 

Gestion et conservation des notes de frais

Pour un·e salarié·e, la rédaction d’une note de frais peut se révéler très utile. Elles permettent de justifier les dépenses effectuées dans le cadre de son activité professionnelle. 

L’objectif est de se faire rembourser par son employeur ou de déduire ces charges de ses impôts. 

La note de frais peut être éditée au format papier ou dématérialisée. 

En fonction de votre activité, il existe différentes natures de note de frais : 

• transport (péage, carburant, parking, notes de frais taxi ou VTC…) ;

• nourriture (restaurant) ; 

• hébergement (hôtel) ; 

• achat de matériel (fournitures, ordinateur, mobilier…) ;

• abonnements (logiciels, presse, services en ligne…) ; 

• frais liés au télétravail (loyer, internet, électricité…) ; 

• autres (notes de frais pressing, frais postaux…).

Pour être valide, votre note de frais doit obligatoirement contenir : 

• votre nom et prénom ;

• la date de la dépense ;

• date de la demande de remboursement ;

• le montant de la dépense ; 

• la nature de la dépense (déplacement, nourriture, etc.) ;

• moyen de paiement utilisé ;

• le justificatif original (facture, ticket de caisse).

En cas de contrôle, vous devez être en mesure de fournir les justificatifs de vos notes de frais pendant 10 ans. Il est tout de même possible de procéder à la dématérialisation de ces notes de frais pour alléger la gestion de votre comptabilité. 

Gestion et conservation des fiches de paie

Votre entreprise compte un·e ou plusieurs salarié·es ? En plus de connaître les meilleurs logiciels de paie, vous êtes forcément familier·e avec la fiche de paie. Aussi appelé “bulletin de salaire”, ce document doit obligatoirement être fourni à vos salarié·es. 

Voici les mentions obligatoires de la fiche de paie : 

• informations d’identification de l’employeur et du collaborateur (coordonnées, ancienneté, convention collective, etc.) ;

• salaire (brut, congés payés, primes, etc.) ; 

• cotisations sociales (chômage, santé, retraite, etc.) ; 

• montant net à payer ; 

• montant net social (après les prélèvements sociaux) ; 

• impôts sur le revenu (montant prélevé à la source, cumul annuel des heures exonérées, etc.) ; 

• mentions finales (durée de conservation, etc.).

⏳ Concernant la durée de conservation, le ou la salarié·e doit garder ses fiches de paie indéfiniment. 

L’employeur doit, quant à lui, conserver le double pendant une durée minimale de 5 ans. 

Quant aux bulletins de paie dématérialisés, l'employeur doit les rendre disponibles pour ses salarié·es pendant 50 ans.

Tous nos articles pour améliorer la gestion de votre entreprise.

C'est parti !

Un point sur les reçus fiscaux pour don et mécénat

Votre entreprise prend part à des actions associatives ? Bravo ! 

À ce titre, vous pouvez être confronté·e au reçu pour dons et versements mécénats.  

Ce document concerne les dons monétaires ou en nature (nourriture, mobilier, etc.).

Une raison de vous y mettre ? Soutenir un organisme financièrement vous permet de bénéficier d’une réduction fiscale. Cet allègement est aussi bien valable sur l’impôt sur le revenu (IR), que sur l’impôt sur les sociétés (IS). 

Afin que votre don puisse être considéré comme du mécénat, il doit être réalisé en faveur d’une des structures suivantes : 

• organisme d’intérêt général à caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, sportif, humanitaire, familial, culturel ; 

• organisme d’intérêt général favorisant le rayonnement du patrimoine artistique, la défense de l’environnement, ou la diffusion de la culture française ;

• fondation et association reconnue d’utilité publique (RUP) ; 

• musée de France ; 

• établissement d’enseignement supérieur, dont consulaire ; 

• tout organisme agréé par le ministère chargé du budget ; 

• organisme public ou privé dont l’objet est culturel et la gestion désintéressée ;

• fondation du patrimoine ; 

• organisme de gestion forestière agissant en faveur de la défense de l’environnement naturel.  

Une fois votre don effectué, l’organisme bénéficiaire vous transmet un reçu pour don (formulaire n°2041-MEC-SD). Celui-ci vous sert de preuve lors de votre déclaration d’impôts. En cas de contrôle de l’administration fiscale, vous êtes tenu de présenter vos reçus fiscaux 3 ans après la date de votre don. 

Gestion de ses reçus professionnels : le récap’

Voici un résumé des durées de conservation des reçus professionnels évoqués dans ce guide complet : 

• 10 ans pour les factures ; 

• 2 ans pour les tickets de caisse ; 

• 10 ans pour les notes de frais ; 

• 5 ans minimum pour les fiches de paie papier et 50 ans pour les bulletins de paie dématérialisés (indéfiniment pour les salarié·es) ; 

• 3 ans pour les reçus fiscaux pour dons et mécénats. 

Maintenant que vous savez tout sur les reçus professionnels, voici le top 5 des meilleurs logiciels de comptabilité. 

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