Quels moyens de paiement choisir pour ses salariés ?
Publié le 25 janvier 2023
par Olivia Mahieu
5 min. de lecture
Publié par Olivia Mahieu
Mis à jour le 22 août
5 min
Qu’ils soient sur la route, derrière leurs écrans ou en voyage d’affaires, les salarié·es des entreprises engagent des frais. Vient alors une question clé : quels moyens de paiement sont les plus adaptés à ces dépenses ? La gestion des frais professionnels est un véritable défi pour les entreprises. Voici les meilleurs moyens de paiement pour ses salarié·es.
Les moyens de paiement qui s'offrent à vous
Moyens de paiement possibles pour ses salariés
Mode de paiement | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|
La note de frais (NDF) | Le système de remboursement est rodé | Coûteuse en temps et en moyen humain |
Les cartes bancaires professionnelles | Plusieurs options possibles (débit, crédit, prépayée) | Risque élevé de fraude, de perte et de vol |
La carte de paiement virtuelle | Hautement sécurisée, grande autonomie des salariés, gestion comptable simplifiée | Ne fonctionne que pour les dépenses faites en ligne |
La note de frais (NDF)
La note de frais n’est pas un moyen de paiement bancaire à proprement dit. Mais ce document est largement utilisé par les entreprises.
Fonctionnement de la note de frais
Les salarié·es avancent le montant de leurs frais professionnels et créent une note de frais pour demander un remboursement. La note de frais est toujours accompagnée d’un justificatif (ticket de caisse, facture, reçu). Dès lors qu’elle est transmise au service compta, les collaborateurs et collaboratrices sont remboursé·es par virement bancaire.
Avantages de la NDF
Voici les avantages de la note de frais :
les notes de frais sont largement utilisées dans les entreprises, le système est rodé ;
grâce à l’avance des frais, les personnes sont conscientes des achats réalisés et de leur coût ;
l’entreprise conserve de la trésorerie alors même que des dépenses sont engagées.
Inconvénients de la NDF
Voici les inconvénients de la note de frais :
les notes de frais sont lourdes à gérer (parfois plusieurs documents sont à remplir et à faire valider) ;
elles représentent un coût financier important (en temps et en moyen humain) ;
elles sont des tâches à faible valeur ajoutée ;
elles sont parfois mal perçues par les salarié·es contraint·es d’avancer les frais nécessaires à la réalisation de leur mission sur leur budget personnel ;
le remboursement peut être long à intervenir selon l’organisation interne de l’entreprise ;
la société n’a aucune visibilité sur les dépenses en cours ;
le risque de triche ou de fraude est élevé.
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Les cartes bancaires professionnelles
Pour éviter les notes de frais, l’entreprise peut mettre à disposition de ses collaborateurs et collaboratrices des cartes bancaires professionnelles.
Passons en revue les différentes typologies de cartes pros possibles !
La carte de débit
La carte de débit permet aux salarié·es de régler leurs achats en ligne ou sur le terrain !
L’entreprise adapte le plafond de paiement selon les besoins de ses employé·es et peut limiter l’utilisation de la carte à certains services ou produits.
⚠️
Ce type de carte n’est pas adapté à toutes les dépenses, notamment le paiement des abonnements techniques (logiciels). Si la carte est perdue ou volée, les abonnements mensuels risquent de ne pas être renouvelés et les équipes se trouver privées d’accès.
La carte de crédit
Souvent choisie par les dirigeant·es avec débit différé, la carte de crédit n’offre pas à l’entreprise une vue sur les dépenses engagées par ses équipes ! Par contre, elle est assortie d'assurances efficaces qui la rendent plus sûre dans son utilisation.
La carte bancaire prépayée
Avec la carte bancaire prépayée, un plafond de dépenses est déterminé à l’avance, souvent d’un accord commun entre le ou la salarié·e et la direction. Elle n’est pas une carte bancaire traditionnelle et ne présente pas les mêmes défauts.
Parfaitement adaptée aux dépenses faites sur le terrain, elle s'accommode toutefois très mal des imprévus, à moins d’avoir envisagé un budget “surprise” pour les dépenses impromptues.
Pour l’entreprise, elle permet une gestion efficace de la comptabilité. Et pour cause : les frais professionnels sont prévus, anticipés et budgétés avant chaque début de mois ou chaque déplacement.
Elle requiert de passer par un service bancaire spécifique, la carte étant reliée à une plateforme web. Sur celle-ci, il est possible, selon les services retenus, d'enregistrer les justificatifs des dépenses directement via son smartphone.
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Les inconvénients des cartes bancaires
Les cartes bancaires citées peuvent être d’excellentes alternatives à la note de frais traditionnelle.
Toutefois, elles possèdent quelques inconvénients :
le risque de fraude, de perte ou de vol reste élevé ;
il peut être difficile d’accorder une carte bancaire physique à l’ensemble de ses collaborateurs et collaboratrices ;
les frais cachés parfois très importants des banques professionnelles, notamment en cas de déplacements à l’étranger.
Pour ces raisons, les entreprises de la Compta Tech développent depuis des années, en partenariat avec les établissements bancaires, des solutions plus sûres, plus innovantes et plus intuitives.
La carte de paiement virtuelle
Les cartes bancaires virtuelles répondent aux exigences d’autonomie des salarié·es, de sécurité des directions et de facilité de gestion des services financiers.
Fonctionnement de la carte bancaire virtuelle
La carte bancaire virtuelle est à usage unique ou récurrent. Elle dispose d'un code généré par une plateforme web entièrement sécurisée.
Sur cette même plateforme, la direction va créditer sa carte bancaire virtuelle du montant nécessaire à ses collaborateurs et collaboratrices. Dès lors, les paiements en ligne sont possibles.
Pour chaque nouvelle dépense, la carte virtuelle est dotée d'un nouveau code et ainsi de suite.
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Avec Shine Pro et Shine Business, les cartes virtuelles sont illimitées. Dans le forfait Shine Plus, 20 cartes virtuelles sont incluses et elles sont optionnelles dans le forfait Shine Basic.
Avantages de la carte bancaire virtuelle
Voici les avantages de la carte virtuelle :
hautement sécurisée, le risque de fraude est très faible ;
le ou la salarié·e est totalement autonome dans ses dépenses ;
la direction conserve la main sur les dépenses par le plafond accordé ;
elle peut également avoir accès en direct aux frais engagés ;
la gestion des frais professionnels par la comptabilité est infiniment simplifiée.
Inconvénients de la carte bancaire virtuelle
Voici les inconvénients de la carte virtuelle :
la carte bancaire virtuelle ne fonctionne que pour les dépenses en ligne ;
l’accès au compte en ligne et aux services associés représente un coût supplémentaire pour l’entreprise.
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Moyens de paiement pour salarié·es : les enjeux !
La gestion des frais professionnels est un véritable enjeu pour les entreprises.
Ces dernières doivent :
garder le contrôle sur les dépenses ;
offrir un maximum d’autonomie à leurs équipier·es ;
alléger la charge de travail du service financier.
C'est pourquoi il est essentiel de choisir les moyens de paiement les plus adaptés aux besoins de ses équipes. Qu'elles soient souvent en déplacement, en télétravail ou toujours au bureau, leurs dépenses doivent être facilitées et votre service comptable ne doit pas en pâtir.
Pour aller plus loin, voici notre guide complet sur les frais professionnels.
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