Tout savoir sur les notes de frais liées à l’alcool
Un verre de vin lors d’un repas d’affaires, une coupe de champagne pour fêter la signature d’un contrat… 🍾 L’alcool se consomme parfois au travail. Mais qu’en est-il des notes de frais liées à l’alcool ? Eh bien, le droit encadre peu le remboursement des boissons alcoolisées. C’est à l’employeur de définir une politique et de la faire appliquer par les salarié·es.
Vous avez décidé d'autoriser la consommation et le remboursement de l’alcool via les notes de frais ? Alors, voici ce qu’il faut savoir.
Rappel général sur la note de frais
La note de frais sert à justifier les dépenses effectuées dans le cadre professionnel, qu’il s’agisse d’un·e salarié·e ou d’un·e indépendant·e. Elle permet par exemple de se faire rembourser les frais de déplacement, d’hébergement, de pressing ou de restauration (avec ou sans alcool).
Plusieurs informations sont à préciser sur la note de frais :
le prénom et le nom de la personne concernée ;
la date de la dépense ;
la date de la demande de remboursement ;
le montant de la dépense : HT, TTC, TVA le cas échéant ;
le type de dépense : ici l’achat d’alcool ou les frais de restauration incluant de l’alcool ;
le moyen de paiement utilisé ;
le justificatif original avec le nom du fournisseur, la date, le montant, la description des frais engagés.
⚠️
Si vous exercez sous le statut de la micro-entreprise, vous ne pouvez pas déduire de frais professionnels puisqu’elles bénéficient d’un abattement forfaitaire automatique. Ce dernier varie selon la nature de l’activité.
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Intégrer l’alcool dans une note de frais
Le ou la salarié·e qui établit une note de frais de repas doit fournir une addition détaillée ou une facture de l’établissement qui indique la nature des boissons et des aliments. Les taux de TVA appliqués changent selon les produits consommés.
Pour un repas pris à table au restaurant, la TVA sera de 10 %. Un plat à emporter bénéficie d’une TVA à 5,5 %. Les boissons alcoolisées sont quant à elles soumises à une TVA à 20 %.
Il est nécessaire pour l’entreprise de connaître le détail du repas pour récupérer la TVA sur les frais professionnels remboursés. C’est aussi un bon moyen pour l’employeur de vérifier que sa politique en matière de consommation d’alcool au sein de l’entreprise est bien respectée.
Notes de frais & alcool : ce qu’il faut retenir !
La consommation d’alcool au travail n’est pas totalement interdite par la loi.
Vous pouvez donc avoir recours à la note de frais avec alcool qui :
sert à justifier cette dépense et à éventuellement contrôler que les salarié·es respectent la politique de l’entreprise en matière de consommation d’alcool ;
est utilisée pour procéder au remboursement des dépenses et éventuellement déduire la TVA ;
doit comporter plusieurs informations obligatoires.
Pour aller plus loin, voici un guide sur la note de frais liée à son téléphone professionnel.
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