Tout savoir sur les notes de frais d’avion
Même si vous faites tout pour réduire votre empreinte carbone, certaines situations vous obligent à prendre l’avion dans le cadre de vos missions professionnelles… Et si vous êtes là, c’est que vous souhaitez connaître les modalités de remboursement forfaitaire pour ces voyages. Cela tombe bien, car ce guide sur les notes de frais d’avion vous explique tout !
Comment se faire rembourser ses frais d’avion ?
Vos frais de déplacement en avion peuvent être remboursés par votre entreprise s’ils sont réalisés dans le cadre professionnel. Pour cela, vous devrez présenter un justificatif de paiement au service concerné.
Votre entreprise peut vous demander votre carte d’embarquement en plus de votre justificatif d’achat.
Prenez de l'avance sur votre comptabilité.
Quelle politique de remboursement pour les vols en avion ?
Du côté de l’entreprise, il est important d’encadrer ces voyages par le biais d’une politique stricte.
Par exemple, vous pouvez exiger des salarié·es qu’ils précisent :
le canal de réservation utilisé ;
les frais accessoires à la réservation ;
la classe choisie (éco, première classe ou business) s’ils souhaitent obtenir un remboursement.
Vous pouvez aussi interdire les déplacements en avion si une option en train est disponible le même jour sur le même trajet. Cela aura pour effet de réduire l’empreinte carbone des transports au sein de votre entreprise et de limiter l’édition de fausses notes de frais.
Les frais annexes aux vols en avion sont-ils remboursables ?
En général, lorsque l’on se déplace en avion, nous n’avons pas seulement notre billet à payer.
Voici les frais souvent concernés par les voyages longue distance :
les frais de bouche (sandwicherie, restaurant, repas d’affaires, etc.) ;
les autres frais de déplacement local (bus, notes de frais taxi ou Uber, etc.) ;
les frais d’hébergement (hôtel, Airbnb, camping, etc.) ;
les dépenses imprévues, etc.
Est-il possible de récupérer la TVA sur un billet d’avion ?
Les billets d’avion ne sont pas assujettis à la TVA. Il est donc impossible pour une entreprise de la récupérer.
Sur le même sujet, voici comment récupérer la TVA sur les notes de frais.
Notes de frais d'avion : ce qu’il faut retenir !
Pour résumer, le ou la salarié·e qui voyage en avion doit remplir une note de frais en bonne et due forme. Elle doit joindre une preuve d’achat et sa carte d’embarquement à sa demande de remboursement pour la valider.
Et maintenant, voici la marche à suivre pour rédiger une note de frais conforme.
La gestion des dépenses, c’est votre bête noire ? Shine vous aide à optimiser la gestion des remboursements de vos équipes !
