Gestion de notes de frais à la tête d’une entreprise : le guide pratique

Publié le 1 octobre

par Pierre Ecuvillon

5 min. de lecture

Publié par Pierre Ecuvillon

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La gestion des notes de frais vous semble fastidieuse ? Elle ne doit pas  représenter une source de stress. En adoptant quelques bonnes pratiques, vous pouvez simplifier ce processus et gagner un temps précieux. Cet article vous explique comment optimiser la gestion de vos dépenses professionnelles ! 

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1. Connaître les différents types de frais professionnels

En tant que dirigeant·e, vous êtes souvent amené·e à engager des dépenses pour le compte de votre entreprise. La gestion de ces frais impacte directement votre trésorerie et vos obligations fiscales. Voici un tour d’horizon des frais professionnels que vous pouvez rencontrer.

Frais de déplacement

Que ce soit pour rencontrer un·e client·e à Paris ou participer à une conférence à l’étranger, vos déplacements génèrent des frais. Chaque fois que vous voyagez pour le travail, les coûts peuvent être notés comme frais professionnels.

Quelques exemples : 

• billet de train pour un rendez-vous client ;

• nuit d’hôtel lors d’un séminaire ;

• location de voiture pour une mission en région.

Frais de fonctionnement

Pour gérer votre activité au quotidien, vous avez besoin de matériel et de services, qui constituent des frais de fonctionnement. Ils sont nécessaires pour le bon déroulement de votre travail et peuvent être déduits.

Quelques exemples :

• achat d'un nouvel ordinateur ;

• abonnement téléphonique professionnel ;

• achat de papier et d'encre pour l’imprimante.

Frais de représentation

Entretenir vos relations professionnelles est indispensable. Vous avez besoin de rencontrer régulièrement vos client·es ou d'expliquer votre offre à un prospect. Il s’agit de mettre en avant votre entreprise et votre image de marque. Les coûts induits constituent des frais de représentation.

Quelques exemples : 

• dîner avec un·e client·e important·e ;

• cadeau d’entreprise pour les fêtes ;

• participation à un salon professionnel.

Frais exceptionnels

Vous devez de temps à autre couvrir des dépenses spécifiques et ponctuelles. Que ce soit une formation spécialisée pour enrichir vos compétences ou une assurance professionnelle, ces frais sont essentiels, même s’ils sont moins fréquents.

Quelques exemples : 

• inscription à une formation en management ;

• assurance pour couvrir un nouveau risque professionnel ;

• achat d’un équipement de sécurité spécifique.

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2. Utiliser un logiciel de notes de frais efficace

Pour gagner du temps et éviter les erreurs, un logiciel de gestion des notes de frais est indispensable. Il permet de centraliser toutes les dépenses d’équipe, avec des fonctionnalités comme l’enregistrement automatique des reçus et un suivi en temps réel. 

Grâce à des cartes virtuelles ou physiques, vous pouvez effectuer vos achats en toute autonomie. Cela simplifie la gestion comptable et facilite les remboursements. 

La carte Shine permet aux dirigeant·es de : 

• centraliser et gérer les remboursements de leurs équipes en quelques clics ; 

• suivre les dépenses de leurs collaborateur·ices en temps réel ; 

• attribuer des cartes plafonnées à leurs salarié·es ; 

• fluidifier le suivi de leurs dépenses. 

3. Déclarer ses frais professionnels

Vous êtes prêt·e à faire valider toutes vos notes de frais ? Voici quelques consignes simples pour que votre expert·e-comptable les accepte sans sourciller. Une gestion rigoureuse vous épargne bien des soucis et assure un remboursement rapide.

Document requis

Chaque dépense doit être accompagnée d’un justificatif officiel. Une facture, un ticket de caisse, ou un reçu suffisent. Sans ces documents, vos frais risquent d'être refusés par l’administration fiscale ou votre comptable.

Justificatif requis selon le type de dépense

Les informations à inclure

Plusieurs informations permettent de faciliter le traitement de votre note de frais : 

• motif de la dépense : une courte description pour expliquer la raison de la dépense, comme “Réunion client” ou “Achat matériel pour projet ABC” ; 

• mode de paiement ;

• nom du fournisseur : pour les achats de biens ou services, précisez le nom du commerçant ou de l’entreprise auprès de laquelle vous avez effectué la dépense ; 

• code projet ou client : à mentionner si vous utilisez des numéros d’affaires ;

• participant·es (si applicable) : notamment pour les repas d’affaires ou événements.

Les erreurs à éviter

Pour optimiser le traitement de vos notes de frais, quelques précautions s'imposent. 

Voici les points sur lesquels vous devez être particulièrement vigilant·e : 

• la distinction entre dépenses professionnelles et personnelles ;

• la précision des montants : pas d’arrondi pour vos notes de frais ;

• la conservation des justificatifs : ils constituent des preuves essentielles pour étayer vos demandes de remboursement ;

• la date de réalisation des dépenses : afin d’assurer une meilleure traçabilité de vos frais.

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C'est parti !

4. Vous faire rembourser vos frais professionnels

Une fois vos notes de frais soigneusement préparées, vous êtes prêt à passer à l’étape du remboursement. Voici comment vous assurer que vos frais sont validés et remboursés rapidement.

Validation des notes de frais

Après avoir compilé vos notes, vous les soumettez à votre expert·e-comptable ou au service financier de l’entreprise. Les approches traditionnelles impliquent l’envoi par e-mail avec les justificatifs scannés. 

Modalités de remboursement

Une fois vos frais validés, le remboursement suit un calendrier défini, souvent mensuel ou trimestriel. Le virement bancaire est la méthode de remboursement privilégiée, offrant rapidité et sécurité. Vous devez veiller à soumettre vos notes dans les délais impartis pour éviter tout retard.

Avantages d'une bonne gestion des notes de frais

Une gestion rigoureuse des notes de frais vous permet : 

• de récupérer rapidement les montants avancés ;

• d’optimiser la gestion de votre trésorerie ;

• de réduire les risques de contrôle fiscal.

En utilisant des outils adaptés, vous gagnez du temps et maintenez vos finances en ordre. Vous pouvez rester concentré·e sur l’essentiel : le développement de votre activité.

Gestion de notes de frais : ce qu’il faut retenir !

Vous avez toutes les informations en main pour une gestion efficace de vos notes de frais : 

1. elles correspondent aux dépenses réalisées dans l’intérêt de votre entreprise ;

2. un bon logiciel vous permet de gérer vos notes de frais sans perdre de temps ;

3. elles sont justifiées via une facture et des infos sur le contexte de la dépense ;

4. une fois validées, elles peuvent être remboursées suivant un rythme défini.

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