Tout savoir sur les notes de frais taxi ou Uber
Les notes de frais permettent d’être remboursé·e des dépenses faites pour l’entreprise. Si vous avez recours aux véhicules de tourisme avec chauffeur (VTC) dans le cadre de votre travail, vous aurez probablement l’occasion d’avoir des notes de frais de taxi ou de Uber. Voici comment les traiter !
Que doit comporter une note de frais de transport ?
Une note de frais, quelle qu’elle soit, doit inclure :
le nom de l’entreprise ;
vos nom et prénom ;
la date ;
le montant total TTC ;
le mode de paiement.
Selon la politique de l’entreprise, elle peut comporter la raison du déplacement et le nom des accompagnant·es. Un justificatif doit être fourni avec toutes les notes de frais.
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Les notes de frais de taxi
Pour les déplacements en taxi, le justificatif est une facture.
Celle-ci doit contenir :
la date de la course ;
l’heure de début et de fin de la course ;
le nom du taxi ou de la compagnie de taxis, ainsi que son adresse ;
le numéro d’immatriculation du véhicule ;
le montant TTC de la course, avec et sans les suppléments (pourboire, valises…) ;
le détail des majorations ;
le nom du client ou de la cliente (sur demande) ;
le lieu de départ et d’arrivée de la course (sur demande).
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Si la course atteint 25 € TTC, la facture doit être systématiquement délivrée. En dessous, elle est facultative.
Les notes de frais de Uber
L’entreprise n’a pas de plateforme dédiée aux notes de frais
Dans ce cas, la note de frais devra comporter les mentions obligatoires habituelles et être accompagnée d’une pièce justificative (facture). Celle-ci est un fichier PDF envoyé par mail ou téléchargé sur l’appli.
Elle contient, entre autres :
les nom et prénom du chauffeur ;
les points de départ et d’arrivée et la distance parcourue ;
le montant ;
une carte avec le tracé ;
la durée, l’heure de départ, l’heure d’arrivée.
La note de frais doit être accompagnée d’une facture conforme.
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L’entreprise a une plateforme dédiée ou une offre "Business"
La plateforme d’Uber peut s’interfacer avec votre propre outil de gestion de notes de frais. Les factures Uber sont alors automatiquement enregistrées comme notes de frais.
Uber propose également une offre "Business" qui centralise tous les déplacements de l’entreprise. Chaque collaborateur·ice renseigne un code pour qu’Uber transmette ses notes de frais à l’entreprise mensuellement.
Note de frais taxi ou Uber : le récap’
Les notes de frais de déplacement doivent comporter les mêmes mentions que les autres et :
les notes de frais de taxi sont justifiées par une facture éditée par le chauffeur ;
les notes de frais Uber sont justifiées par une facture dématérialisée fournie par Uber.
Et maintenant, voici des exemples de fausses notes de frais et comment s'en prémunir.
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