Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?
Lorsque vous dépensez de l'argent pour le compte de votre entreprise, vous devez créer une note de frais dans le but de vous faire rembourser. Celle-ci comprend généralement une part de TVA. Si vous êtes assujetti·e à cette taxe, vous pouvez aussi la récupérer sur vos dépenses. Notre guide vous explique comment récupérer la TVA sur les notes de frais !
Principes fondamentaux de la récupération de la TVA
La récupération de la TVA sur les notes de frais est guidée par des règles spécifiques.
Pour que votre entreprise puisse déduire la TVA, plusieurs critères doivent être respectés :
les dépenses engagées doivent servir les intérêts de l'entreprise ;
elles doivent être justifiées par des factures conformes, indiquant clairement la TVA payée ;
la facture doit être libellée au nom de l'entreprise, et la TVA doit être exigible chez le fournisseur.
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Seules les entreprises assujetties à la TVA sont en mesure de récupérer celle-ci sur leurs notes de frais. Si votre entreprise n'est pas assujettie à la TVA (micro-entreprise en dessous des seuils de CA), la récupération est impossible.
Cas pratiques sur différents types de dépenses
Chaque type de dépense implique des conditions spécifiques pour la récupération de la TVA. Une gestion minutieuse vous permet d’optimiser votre trésorerie.
TVA sur les frais de déplacement et de transport
La TVA n'est pas récupérable sur les dépenses de transport comme les billets d'avion, de train, ou de bateau. Même chose pour les indemnités kilométriques et certaines dépenses de stationnement (sauf celles destinées aux client·es ou au personnel). Seule la TVA sur les péages est généralement récupérable.
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TVA sur les frais de restauration et d’hébergement
Vous pouvez récupérer la TVA sur vos frais de repas, même sans la présence de client·es, à condition que les repas soient pris dans un cadre professionnel. Pour l'hébergement, la récupération n’est pas applicable pour les frais liés au logement des dirigeant·es ou employé·es.
TVA sur les frais divers (matériel, fournitures, etc.)
Vous souhaitez acheter un ordinateur professionnel ou des fournitures de bureau ? La récupération de la TVA est possible si les factures sont correctement libellées au nom de l’entreprise.
Pour une comptabilisation précise, chaque facture doit détailler :
le montant HT ;
le taux et le montant de la TVA ;
le montant TTC.
Gestion des notes de frais pour faciliter la récupération de la TVA
Voici quelques conseils pour faciliter la récupération de la TVA sur vos notes de frais.
Outils pour la gestion des notes de frais
L'utilisation d’outils transforme la gestion des notes de frais. Ces outils permettent l'enregistrement, le traitement, et la récupération de la TVA de manière simplifiée, souvent par une simple capture de la facture via son smartphone.
Conformité et contrôles internes
Assurer la conformité des notes de frais avec les normes fiscales est crucial. Un logiciel intégré aide à stocker les données de manière sécurisée et à maintenir l'ordre et la précision nécessaire pour les audits.
Les différentes données doivent être bien classées et facilement accessibles. La coordination entre les équipes RH et comptables est essentielle. Elle vous permet une gestion fluide des remboursements et des déductions de TVA.
Le compte pro qui en fait plus.
Récupérer la TVA sur les notes de frais : le récap’
Vous avez à présent toutes les informations utiles pour optimiser la récupération de la TVA sur vos notes de frais :
les dépenses concernées doivent être justifiées et réalisées dans l’intérêt de votre entreprise ;
les règles évoluent selon le type de dépense (déplacement, repas, fournitures…) ;
les logiciels de comptabilité vous aident à gérer vos notes de frais efficacement
Pour en savoir plus, vous pouvez parcourir nos ressources liées à la gestion de vos frais professionnels.
Et pour gérer vos notes de frais l’esprit léger, nous vous conseillons nos outils d’aide à la comptabilité.
