Rédaction d’une note de frais : le guide de A à Z

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un récapitulatif établi par un salarié afin de lister l'ensemble des dépenses professionnelles engagées sur une période donnée. Son objectif est de demander le remboursement de ces frais auprès de l’entreprise. 

Toute dépense avancée par un employé et nécessaire à son activité professionnelle peut faire l’objet d’une note de frais. 

Par exemple : 

• un repas au restaurant ;

• un hébergement ;

• des fournitures de bureau ;

• les frais de déplacement ; 

• des frais liés au télétravail, etc. 

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Qui a dit que les notes de frais devaient être compliquées ?

En utilisant l’outil de gestion des notes de frais intégré à Shine, vous faire rembourser vos frais professionnels n’a jamais été aussi simple :

• formulez en quelques clics votre demande de remboursement ;

• fournissez le justificatif associé ;

• suivez en temps réel l’avancée de votre demande ;

• recevez le remboursement en quelques jours ;

• et c’est tout 🎉

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Comment rédiger une note de frais ?

Étape n°1 : rassembler vos reçus et justificatifs

Une note de frais est accompagnée d’un justificatif par dépense. Cela inclut les factures, les tickets de caisse ou tout autre document dématérialisé qui atteste de vos dépenses professionnelles.

Par exemple, dans le cadre d’un voyage d’affaires, vous pourrez conserver : 

• le reçu de votre billet de train ;

• la facture de votre chambre d’hôtel ; 

• les factures de vos repas, etc. 

Étape n°2 : identifier les informations essentielles

Pour être traitée rapidement, votre note de frais doit contenir des informations spécifiques. 

Voici les détails clés à inclure :

• votre nom et coordonnées ; 

• le nom et l'adresse de l'entreprise ;

• la date de la dépense ;

• la nature de la dépense (repas, transport, hébergement, etc.) ;

• le montant dépensé ;

• le mode de paiement (espèces, carte de crédit, etc.).

Voici un exemple d'information pour un repas lors de votre voyage d'affaires :

Étape n°3 : organiser les dépenses par catégorie

Pour faciliter la lecture et le traitement de vos dépenses, vous pouvez les classer par catégorie : transports, repas, hébergement, fournitures de bureau, etc.

Dans notre exemple de voyage d'affaires, nous avons les catégories suivantes :

• billet de train - 100 € ; 

• ticket de métro - 4,60 € ; 

• déjeuner - 20 € ; 

• dîner - 30 € ;

• hôtel - 150 €.

Étape n°4 : l’heure des calculs

Vous pouvez maintenant additionner les montants de chaque catégorie pour obtenir le total dépensé dans chaque domaine. Cela vous aidera à fournir une vue d'ensemble claire de vos dépenses.

Avec notre voyage d’affaires, les totaux sont les suivants :

• transport : 104,60 € ;

• repas : 50 € ;

• hébergement : 150 €.

Soit un total de 304,60 €. 

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C'est parti !

Étape n°5 : rédiger de la note de frais (exemple)

Il n'existe pas de format officiel à suivre pour la rédaction de votre note de frais. Vous pouvez opter pour l'utilisation d'un modèle préétabli, créer un document dans un tableur, ou utiliser un logiciel spécialisé pour le suivi des notes de frais. 

Une note de frais pour notre exemple de voyage d’affaires pourrait se présenter ainsi :

Jonh Doe

Service achats 

Rendez-vous fournisseur à Lille le 15/10/2023

Rédiger une note de frais : en résumé

S’il n’existe pas de modèle officiel pour la rédaction des notes de frais, certaines mentions sont obligatoires.

Il s’agit de la date de la dépense, le motif de la dépense, la nature des frais engagés ainsi que le montant de chaque dépense. Les justificatifs sont nécessaires et doivent faire figurer la TVA. 

Et maintenant, voici nos ressources pour gérer vos frais professionnels. 

Le logiciel de comptabilité intégré au compte pro Shine vous permet de dématérialiser et centraliser vos reçus papiers et numériques en une photo et quelques clics.