Indépendants : comment gérer les factures impayées ?
Publié le 10 janvier 2022
par Antoine Collin
Mis à jour le 13 décembre
9 min. de lecture
Publié par Antoine Collin
Relu par Victoria Grimaldi
Mis à jour le 13 décembre
9 min
Le pire cauchemar de l’entrepreneur·e : les factures impayées. Vous la savez, une fois la prestation livrée, votre client·e est légalement tenu·e de vous payer. Mais force est de constater que ce n’est pas toujours une évidence.
Que faire en cas de retard de paiement ? Quels sont vos droits ? Quel comportement adopter pour débloquer la situation ?
Voici un petit guide des étapes à suivre, de la procédure amiable au recours judiciaire. Vous trouverez également une liste de bonnes pratiques à mettre en place dans vos prochaines factures et missions pour éloigner au maximum le spectre des impayés.
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L'outil de facturation de Shine facilite vos premières démarches de relance amiable avec des rappels automatiques. Vous pouvez désormais planifier des relances automatiques que nous enverrons à votre client·e quand il dépasse la date d'échéance de votre facture.
Réagir aux impayés : les recours amiables
Les relances
Votre dernière facture est restée sans réponse et le délai de règlement est dépassé. Vous commencez à vous inquiéter. Que faire ?
Rappelons que, dès que votre client·e dépasse le délai de paiement indiqué dans votre facture, il vous doit des pénalités de retard, mais aussi une indemnité forfaitaire de 40 € (sauf s’il s’agit d’un particulier), si vous avez mentionné ces coûts additionnels dans le devis ou la facture.
La première étape consiste à procéder aux relances amiables. Il est possible que votre client·e ait tout simplement oublié de faire le virement. Un e-mail amical peut suffire à lui rafraîchir la mémoire.
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Besoin d'aide pour rédiger votre mail de relance ? Voici un modèle de relance amiable dont vous pouvez vous inspirer !
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Les mises en demeure
Si les relances cordiales sont restées sans réponse, il est temps de muscler un peu l’approche. C’est l’heure de la mise en demeure. Il s’agit d’un courrier dans lequel vous demandez à votre interlocuteur de respecter ses engagements auprès de vous, et ce dans un certain délai.
Ce courrier n’a pas besoin d’être rédigé par un·e avocat·e : vous pouvez l’écrire vous-même. En revanche, il doit être daté, porter la mention “mise en demeure”, et indiquer clairement la date butoir d’exécution.
Attention, le nouveau délai de règlement doit être raisonnable. Plutôt que d’exiger un paiement dans les deux jours (ce qui a peu de chance d’aboutir), vous pouvez accorder une ou deux semaines supplémentaires. Là aussi, mieux vaut choisir la finesse et la concertation pour ne pas nuire à votre relation client !
Pour être valide, le courrier de mise en demeure doit être envoyé en recommandé avec accusé de réception (LRAR).
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Pour vous aider dans cette démarche délicate, vous pouvez vous inspirer de notre modèle de lettre de mise en demeure pour facture impayée.
Impayés : la voie judiciaire
Le délai de mise en demeure a expiré et vous êtes toujours sans nouvelle. Il est donc temps de faire appel aux tribunaux et d’enclencher le recouvrement judiciaire. Attention, vous ne pouvez pas passer à cette étape sans avoir d’abord cherché une résolution amiable.
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En cas de litige avec un·e client·e professionnel, et avant de vous engager dans la voie judiciaire, vous pourrez recourir au Médiateur des Entreprises. Il s’agit d’un service proposé par le Ministère de l’Economie et des Finances pour arbitrer les désaccords entre professionnels. C’est gratuit, et la demande d’intervention se fait en ligne ici : https://www.economie.gouv.fr/mediateur-des-entreprises
Le recouvrement judiciaire prend trois formes : l’injonction de payer, le référé provision, et l’assignation en paiement. Si la créance concernée est inférieure à 5 000 €, vous pouvez également utiliser le recouvrement simplifié.
Le recouvrement simplifié pour les créances inférieures à 5 000 €
Cette procédure s’appuie sur l’intervention d’un huissier de justice. Vous pouvez saisir en ligne votre demande sur Credicys, la plateforme dédiée. À réception, un huissier envoie un courrier recommandé à votre débiteur pour lancer la procédure de paiement.
Cette option coûte 14,92 € lors du dépôt de dossier sur Credicys + les honoraires du commissaire de justice.
Si les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire ne compensent pas les frais engagés, vous pouvez demander une indemnisation supplémentaire au débiteur (si c’est un professionnel et non un particulier), en le justifiant.
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L’injonction de payer
Il s’agit de demander au tribunal de vous aider à obtenir le recouvrement de la créance impayée.
Il vous faut alors déposer une requête au greffe du tribunal de commerce (si le ou la client·e est un pro) ou devant le tribunal judiciaire dans les autres cas.
Devant le tribunal de commerce, la procédure coûte 33,47 €. Si vous faites appel à un·e avocat·e ou un·e commissaire de justice, il faudra rajouter des honoraires (qui peuvent être pris en compte par l'aide juridictionnelle).
La demande doit être accompagnée de toutes les pièces qui permettent de prouver le bien-fondé de votre demande (les échanges par e-mail, le devis, la facture concernée, etc.). D’où l’intérêt de garder un maximum de traces écrites de vos échanges avec le ou la client·e !
Après examen du dossier, le juge délivre une ordonnance d’injonction de payer. Il vous appartient de transmettre ce document au débiteur, via un huissier de justice, au moyen d'une copie certifiée conforme de la requête et de l'ordonnance.
Ici aussi, si les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire ne compensent pas les frais engagés et que votre client·e est un professionnel, vous pouvez demander une indemnisation supplémentaire, en le justifiant.
À noter : le débiteur peut contester l'injonction de payer.
Le saviez-vous ? 💡
Un·e client·e peut refuser de payer une facture s'il ou elle n'a pas reçu de devis en amont. Voici comment réagir dans ce cas de figure.
Le référé provision
Le référé provision vous permet d’obtenir rapidement le paiement de la créance (moins de quinze jours) si le tribunal estime que votre droit est incontestable. Il faudra dans ce cas fournir toutes les pièces prouvant votre droit au paiement.
Votre client·e peut toutefois se défendre et exposer ses arguments, ce qui n’est pas le cas dans l’injonction de payer.
L'assignation en paiement
L’assignation en paiement est un acte rédigé par un huissier qui oblige votre client·e à comparaître, à une date fixée au préalable, devant le tribunal compétent. La charge de la preuve vous appartient, et votre client·e a le droit de se défendre.
C'est une procédure de dernier recours car il s'agit d'un procès classique et coûteux.
⏩ À retenir
Le recouvrement des impayés peut parfois s’avérer complexe et coûteux. Pour gagner du temps, vous pouvez faire appel à une société juridique spécialisée dans le recouvrement amiable ou judiciaire. Bien sûr, nous espérons surtout que vous n’aurez jamais besoin de faire appel à leurs services !
La facturation : les bonnes pratiques
Quels éléments mentionner dans vos factures ?
Pour être juridiquement valide, une facture doit comprendre un certain nombre d'éléments demandés par le Code du commerce. Cela inclut notamment :
✔️ La mention “Facture”, hé oui !
✔️ Un numéro de facture. Vos factures doivent obligatoirement être numérotées dans l’ordre croissant, et sans omission de chiffre. Pour plus de lisibilité, vous pouvez commencer cette numérotation par un préfixe (par exemple : Facture 2024-XXX).
✔️ La date d'émission et la date de réglement.
✔️ Votre nom, nom commercial, adresse, numéro SIRET, et ceux de votre client.
✔️ Le détail des prestations et le montant de chacune.
✔️ Les mentions spécifiques à la TVA. Si vous n’êtes pas redevable, il faut indiquer : “TVA non-applicable, article 293B du CGI”.
✔️ Les pénalités à régler par le client en cas de retard (client professionnel).
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Pour plus de détails, vous pouvez lire notre article sur les bonnes pratiques de la facturation pour les entrepreneurs !
Comment sont calculées les pénalités de retard et l'indemnité de recouvrement ?
Le taux de pénalité est égal à trois fois le taux d'intérêt légal de la Banque de France (qui change régulièrement), soit :
3 x 4,92 % = 14,76 %
Pour bien transmettre cette information à votre client·e, il faut ajouter dans votre facture la mention : “en cas de retard de paiement, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € est due, en plus des pénalités de retard”.
L'indemnité de recouvrement est forfaitaire : son montant est de 40 €. Elle est applicable une fois tandis que les pénalités de retard sont applicables pour chaque jour de retard.
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Depuis le 1er juillet 2024, ces pénalités doivent être au minimum de 14,76 % + 40 € de montant forfaitaire qui vous sont dus dès le premier jour de retard de paiement.
Quand et comment envoyer votre facture ?
Vous devez transmettre la facture à votre client·e au plus tard le jour de la livraison du produit ou le dernier jour de l’exécution du service. Un retard de 15 jours est toutefois toléré.
Concernant le mode d’envoi, bonne nouvelle : depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises sont tenues d’accepter les factures électroniques. Vous pouvez cependant encore opter pour la version papier si vous le souhaitez. Dans ce cas, il faudra imprimer deux exemplaires : le premier pour votre client·e et le second pour vos archives.
Enfin, sachez que vous pouvez utiliser Word pour créer vos factures, mais que vous devez envoyer un document que votre client·e ne peut pas modifier (un PDF, par exemple). Il existe aussi des logiciels très bien pensés qui vous facilitent la création et l’envoi de ces documents.
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Que vos factures soient électroniques ou physiques, elles doivent être conservées pendant au moins 10 ans. En effet, les autorités fiscales peuvent remonter 10 ans en arrière pendant un contrôle.
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Mieux vaut prévenir que guérir : créer de bonnes conditions en amont pour éviter les impayés
Connaître votre client·e
Commençons par l’évidence : le mieux est d’éviter les situations d’impayé.
Il existe quelques bonnes pratiques à mettre en place en amont de chaque mission pour créer un climat de confiance. Une règle d’or à respecter : il est essentiel de bien connaître ses client·es, et de fixer clairement le cadre de la collaboration, avant de commencer à travailler.
Bien sûr, quand on est entrepreneur·e, en particulier quand on débute, on a envie de faire grandir son chiffre d’affaires et de relever de nouveaux défis. Mais la prudence est de mise. Êtes-vous sûr·e que votre client·e soit fiable ?
Voici une petite checklist à suivre rapidement lors des premiers jours de la relation client :
✅ Une recherche Google n’a rien révélé d’alarmant : le site est clean, la page LinkedIn est professionnelle, personne n’a pris la plume pour dénoncer de malversations.
✅ Vous avez rencontré votre client·e ou un·e de ses employé·es, et ils vous ont paru tout à fait fréquentables : ils sont clairs sur leurs besoins, carrés sur leur business, et capables de parler d’argent sans fixer leurs chaussures.
✅ Lors de vos échanges par mail ou par téléphone, ils vous répondent dans des délais convenables. C’est encore mieux si leurs réponses sont d’emblée lumineuses et pertinentes… mais personne n’est parfait.
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Cadrer et communiquer vos conditions de travail et de paiement
Une fois toutes ces cases cochées, vous pouvez passer à l’étape suivante : fixer avec précision le contenu et les conditions d’exécution de la mission, y compris le tarif de la prestation et les délais de facturation.
Cela comprend notamment les points suivants :
➡️ Quels sont les livrables attendus, et que comportent-ils ?
➡️ Sous quels délais devez-vous les fournir ?
➡️ Quel est le tarif de chaque livrable, ou de la prestation globale ?
➡️ Quel volume de modifications acceptez-vous de faire après l’envoi de la première version ?
➡️ Quelle sera la date de facturation ? Et le délai de paiement ? Quid des pénalités de retard ?
Deux bonnes pratiques pour éviter les impayés :
Vous pouvez intégrer toutes ces informations dans un devis, vos CGV (conditions générales de vente) et/ou votre proposition commerciale. Lorsque le client·e signe le document, il atteste avoir bien pris acte de toutes ces conditions. Une fois le devis signé par votre client·e, ce document fait office de contrat ! Le plus efficace consiste à à l’inviter à le signer en ajoutant une mention du type "je déclare avoir pris connaissance et accepté les termes et les conditions générales de vente".
Vous pouvez demander un acompte pour engager le ou la client·e, vérifier qu'il ou elle paie dans les temps et obtenir un commencement de paiement avant de commencer réellement la prestation.
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Tous les prestataires de service ne sont pas tenus de rédiger un devis. Ce document n’est obligatoire que dans les secteurs de la construction, du dépannage, du déménagement, des assurances, des pompes funèbres, ainsi que dans le cas d'honoraires médicaux dépassant certains seuils.
Quoi qu’il en soit, le devis peut être une bonne pratique à mettre en place pour s’assurer d’une bonne compréhension mutuelle avec votre client·e.
Il peut notamment comporter les éléments suivants :
la description de la prestation à réaliser ;
le calendrier de travail estimé ;
le prix de la prestation et des éventuels frais additionnels ;
les conditions de règlement et l'intégralité des Conditions Générales de Vente, dont les pénalités de retard auxquelles le client·e doit s'attendre.
Récap' : la marche à suivre en cas d'impayés en indépendant
Vous l'aurez compris : en matière d'impayé, mieux vaut prévenir que guérir !
Si vous devez faire face à une facture impayée, le premier réflexe est d'essayer d'engager une conversation avec votre client·e.
Si les relances amiables sont restées sans effet, vous devrez malheureusement tenter la voie judiciaire. Il faut savoir que pour les petites créances, il existe une procédure simplifiée.
Avec cela, vous devriez déjà être bien armé·e pour vous préserver des impayés et bien faire valoir votre cas lors des litiges. En cas de besoin, nous vous expliquons ici ce qu'est une procédure de recouvrement en détail.
Et voici la marche à suivre si la facture est impayée par l'administration.
✨ Shine vous permet de créer et envoyer vos devis en quelques minutes, et de les convertir en facture très simplement une fois qu'ils sont acceptés !
