Comment se faire rembourser les frais de création d'entreprise ?
Lorsque vous vous lancez dans la grande aventure de la constitution d’une entreprise, vous êtes confronté·e à un certain nombre de frais à engager. Cela peut inclure la création d’un logo, les frais de greffe, les frais de déplacement… Les sommes peuvent être élevées, mais ces frais, liés à la création de votre société, peuvent vous être remboursés. Nous vous disons tout sur les étapes à suivre !
Quels sont les frais qui peuvent être remboursés ?
Les dépenses éligibles à un remboursement sont de 3 types :
les dépenses assimilables à des charges (fournitures, frais de déplacement ou de restauration, police d’assurance…) ;
les dépenses à caractère d’immobilisation (matériel technique, véhicules, logiciels…) ;
les dépenses liées à l’emplacement de l’entreprise (travaux, dépôt de garantie…).
Comme il n’est pas possible d’ouvrir un compte pro tant que la société n’est pas immatriculée, ces frais peuvent avoir été avancés par un·e ou plusieurs des associé·es, mais également par le ou la dirigeant·e. La date de création de la société met fin à cette période de formation. C’est celle de la signature des statuts ou de l’inscription au CFE (centre de formalité des entreprises) pour une entreprise individuelle.
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Les étapes pour se faire rembourser des frais de création
Pour assurer les reprises des frais engagés pour le compte de la société, c’est très simple, il faut suivre ces étapes :
Étape n°1 : effectuer les dépenses et garder les justificatifs
Les frais doivent bien sûr concerner directement la création de la société. Vous devez conserver toutes les factures originales liées aux dépenses faites pour la société avant sa création. Ces pièces justificatives doivent comporter le nom de la future entreprise et porter la mention "SIRET en cours d’attribution" ou "Société en formation". Et les dépenses ne doivent pas avoir eu lieu plus de 6 mois avant la date de création de l’entreprise.
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Les dirigeant·es ou associé·es sont responsables des dépenses engagées jusqu’à ce que la société ait une existence juridique.
Étape n°2 : procéder à la reprise des actes accomplis par la société en formation
La voie statutaire
La voie statutaire consiste en l’insertion d’une clause de reprise dans les statuts avec, en annexe, la liste des dépenses liées à la création. La reprise a lieu automatiquement à la signature des statuts. Cette voie statutaire est préconisée pour tous les frais importants.
Le mandat donné à une personne
Dans ce cas, l’acte est accompli (par un·e associé·e ou un tiers) entre la signature des statuts et l’immatriculation de la société. La reprise a lieu lors de l’immatriculation de la société.
La décision en assemblée générale :
Si les actes sont conclus après l’immatriculation, la reprise des actes doit être votée en assemblée générale ordinaire, à la majorité.
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Il n’est pas obligatoire de préciser que les actes sont passés "au nom de la société en formation".
Étape n°3 : comptabiliser les dépenses liées à la création de l’entreprise
L’inscription en comptabilité des frais avancés a lieu à la date de démarrage de l’entreprise et peut être de 2 types :
comme des frais d’établissement, amortis sur une durée maximale de 5 ans (possibilité de lissage sur plusieurs exercices comptables) ;
comme des charges (déductibles intégralement du bénéfice imposable la première année d’immatriculation).
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Étape n°4 : le remboursement des frais avancés
Vient enfin l’étape du remboursement à proprement parler, le moment où l’associé·e va récupérer l’argent qu’il ou elle a avancé.
Ce remboursement peut être effectué de 2 façons différentes :
en inscrivant l’argent au crédit sur le compte courant de l’associé·e, en tant que créance ;
en réalisant un virement bancaire vers le compte personnel de l’associé·e.
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Dans le cas d’un entrepreneur individuel, les frais liés à la création de l’entreprise sont inscrits au crédit de son compte.
Remboursement des frais de création d’une entreprise : en bref !
Vous avez besoin d’engager des dépenses pendant la création de votre entreprise ?
Voici un récapitulatif des étapes à suivre :
effectuer les dépenses et conserver les originaux des factures ;
reprendre les actes accomplis par la société en formation ;
comptabiliser les dépenses liées à la création de l’entreprise ;
rembourser les frais avancés.
Si vous voulez vous simplifier la tâche et être sûr·e que ces opérations sont faites dans les règles de l’art, vous pouvez consulter nos ressources pour trouver un·e expert·e-comptable.
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