Mieux vaut rembourser ses salarié·es au réel ou au forfait ?

Publié le 7 novembre

par Anais Robin

Relu

par Amandine Dujardin

4 min. de lecture

Publié par Anais Robin

Relu par Amandine Dujardin

4 min

Vous vous demandez quelle méthode de remboursement des frais professionnels serait la plus avantageuse pour votre entreprise ? Face aux deux options existantes — le remboursement au réel et au forfait — , il est important de saisir les nuances de chaque option. Dans cet article, nous nous intéressons à ces deux méthodes pour vous aider à faire le meilleur choix.

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Qu’est-ce que les frais professionnels ? (rappel)

Les frais professionnels regroupent toutes les dépenses engagées par un ou une salarié·e pour les besoins de son activité professionnelle. 

Il peut par exemple s’agir des frais de déplacement, des repas, des coûts liés au télétravail ou encore les frais d’hébergement lors de déplacements professionnels. 

Ces dépenses sont nécessaires au bon accomplissement de ses missions, et l’employeur·se a l’obligation de les rembourser, afin que le ou la salarié·e ne supporte pas de coûts liés à l'exercice de son travail.

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Comment fonctionne le remboursement au réel ?

La définition

Le remboursement au réel consiste à rembourser les employé·es pour les dépenses qu'ils ou elles ont réellement engagées dans le cadre de leurs activités professionnelles.

Avec ce système, le ou la salarié·e doit avancer les frais, puis soumettre une note de frais accompagnée de justificatifs, tels que des factures et des reçus. L'employeur·se rembourse ensuite ces frais sur la base des documents fournis. 

Cette méthode nécessite une attention particulière, car il est essentiel de conserver tous les justificatifs et de les soumettre régulièrement à l’entreprise pour éviter toute perte ou confusion. De plus, les demandes de remboursement doivent être conformes aux règles internes de l'entreprise et à la législation en vigueur. 

Étant donné qu'il s'agit de remboursements au réel, il n'existe pas de plafond d'exonération.

L’exonération de charges sociales

Les remboursements sont exonérés de charges sociales à condition :

• de prouver que le ou la salarié·e doit engager ces frais dans le cadre de ses fonctions professionnelles ;

• de fournir les justificatifs correspondants à ces dépenses.

📌 Voici les justificatifs à fournir en plus de vos notes de frais. 

Comment fonctionne le remboursement au forfait ?

La définition

Avec le remboursement au forfait, l’employeur·se verse des allocations forfaitaires tous les mois aux salarié·es, destinées à couvrir leurs dépenses professionnelles. Dans ce cas, ces derniers ne sont pas tenus de justifier leurs dépenses. 

Cette méthode lui permet de ne pas avancer d'argent personnel. De plus, l'entreprise peut mieux anticiper ses coûts, ce qui facilite la gestion de sa trésorerie. 

Ce mode de remboursement est souvent privilégié lorsque les employé·es ont des dépenses régulières liées à leur travail. Il simplifie les procédures tant pour l'employé·e que pour l'employeur·se, car il n’exige pas de rassembler des justificatifs de paiement.

⚠️ Pour certains types de frais, l’employeur·se ne peut pas procéder à un remboursement forfaitaire. Il ou elle est donc tenu·e de rembourser au réel les dépenses professionnelles engagées par le ou la salarié·e.

Les limites d’exonération

Avec le remboursement au forfait, il est important de vérifier les limites d’exonération qui sont réévaluées chaque année. Vous pouvez retrouver l’ensemble des barèmes relatifs aux frais professionnels sur le site de l’URSSAF.

Pour les allocations forfaitaires dont le montant est inférieur ou égal aux limites d’exonération, aucun justificatif de ces dépenses n’est nécessaire, il est seulement nécessaire de démontrer que les dépenses ont un caractère professionnel. Ces montants sont alors exonérés de charges sociales. 

Si les indemnités versées dépassent les plafonds d'exonération, 2 scénarios peuvent se présenter :

• si l'employeur·se ne peut pas prouver que l'allocation a été utilisée conformément à son objet, en produisant des justificatifs, l'indemnité forfaitaire est considérée comme un complément de salaire et est soumise à cotisations et aux contributions sociales dès le premier euro ;

• dans le cas contraire, la portion excédentaire est exclue de l'assiette des cotisations, à condition de fournir les justificatifs nécessaires.

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C'est parti !

Quelques exceptions

Les remboursements basés sur des allocations forfaitaires ne concernent pas les dirigeant·es soumis·es au régime social des non-salarié·es. 

Cela inclut :

• les gérant·es minoritaires ou égalitaires de sociétés à responsabilité limitée et de sociétés d’exercice libéral à responsabilité ;

• les président·es-directeur·ices généraux·ales de sociétés anonymes ;

• les président·es et dirigeant·es de sociétés par actions simplifiées.

Dans ces cas, les frais professionnels sont calculés en fonction de leur valeur réelle.

Remboursement au réel vs au forfait : le récap’

Voici les points essentiels à retenir à propos du type de remboursement des frais pros de ses salarié·es : 

• les frais engagés par les salarié·es pour leur activité professionnelle doivent être remboursés par l'employeur·se ;

• avec le remboursement au réel, les dépenses réelles des employé·es sont remboursées sur présentation de justificatifs, sans plafond d'exonération ;

• avec le remboursement au forfait, un montant fixe est versé aux salarié·es, sans devoir fournir de justificatifs, simplifiant ainsi la gestion des coûts ; 

• certains dirigeant·es ne peuvent pas choisir le forfait et doivent être remboursé·es sur la base des frais réels.

Et maintenant, voici comment gérer les dépenses de ses salarié·es avec brio.

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