Obligations comptables des restaurateurs : la liste complète

Publié le 23 juillet

par Camille Deneu

6 min. de lecture

Publié par Camille Deneu

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Pour que la magie opère, certaines recettes doivent être suivies à la lettre, n’est-ce pas ? En comptabilité, c’est pareil. Sur les plans comptable et fiscal, le domaine de la restauration est soumis à certaines subtilités qu’il faut mieux connaître pour éviter toute déconvenue. Comptabilisation des recettes, enregistrement des dépenses, avantages en nature : faisons le point sur les obligations comptables d’un restaurant. 

Pourquoi tenir la comptabilité d’un restaurant est une tâche indispensable ?

Qu’il s’agisse de restauration traditionnelle ou de fast food, la majorité des restaurants choisissent une forme de société comme statut juridique. Ils sont alors soumis à l’impôt sur les sociétés, ainsi qu’à l’obligation de tenir une comptabilité générale. Celle-ci correspond à une comptabilité d’engagement : c’est-à-dire une démarche de comptabilisation des dettes ou des créances au moment où elles se forment. 

Pour la mettre en œuvre, le ou la dirigeant·e a tout intérêt à faire appel à un cabinet comptable. 

Au-delà des obligations imposées par le cadre légal, un dirigeant ne peut pas gérer correctement son restaurant sans tenir rigoureusement sa comptabilité. 

Pour prendre des décisions stratégiques, c’est un outil fondamental qui permet de : 

• suivre les achats et les ventes ; 

• analyser la rentabilité et les bénéfices ; 

• gérer la trésorerie de façon optimale. 

Prenez de l'avance sur votre comptabilité.

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Les obligations comptables des restaurateurs et restauratrices

1. Tenir sa comptabilité avec rigueur

En particulier si vous êtes à la fois derrière les fourneaux et les livres de comptes, le temps consacré aux tâches administratives doit être rationalisé. Non seulement vous pourrez vous concentrer sur le développement de votre restaurant, mais vous réduirez les honoraires de votre comptable. 

Pour gérer votre comptabilité, vous pouvez mettre en place une routine : 

• ouvrir quotidiennement le courrier ;

• numériser les documents comptables (ex : factures) ;

• classer les documents chaque semaine. 

2. Comptabiliser les recettes

Numérotation des ventes

Pour faciliter la comptabilisation des recettes, il est recommandé de mettre en place un système de numérotation des ventes. Chaque transaction devrait être associée à un numéro unique, facilitant ainsi le suivi et l'organisation des données.

Logiciel de Point de Vente (POS)

Les restaurants modernes utilisent souvent des systèmes de point de vente (POS) informatisés. Ces systèmes enregistrent automatiquement les transactions, ce qui simplifie la tâche de comptabilisation des recettes. Avant d’investir, mieux vaut vérifier que votre logiciel POS est compatible avec votre système comptable.

Tickets de caisse

Le ticket de caisse est un reçu que le restaurateur remet à son client et qui récapitule les achats et le montant réglé. C’est un justificatif d’encaissement que vous devez conserver et dont vous devez donner une copie au client s’il en fait la demande. 

Papier ou dématérialisé, il doit mentionner : 

• les coordonnées de votre restaurant ; 

• le numéro de ticket de caisse ; 

• la date et l’heure d’émission ; 

• le numéro de caisse ; 

• le montant total TTC ; 

• le moyen de paiement ; 

• le détail des articles avec le prix unitaire HT et le taux de TVA associé. 

Factures

Maintenant, imaginons que votre restaurant reçoive une commande de la part d’une entreprise pour un buffet. Afin d’officialiser les transactions en échange de vos prestations, vous éditerez une facture. Il se peut aussi qu’une clientèle professionnelle vous réclame une facture pour justifier des notes de frais. 

Lorsque vous éditez une facture au nom de votre restaurant, certaines informations doivent obligatoirement apparaître : 

• numéro de facture ; 

• dénomination et coordonnées du restaurant ;

• coordonnées du client ; 

• date d’émission ; 

• désignation des biens ou services ; 

• prix unitaires et taux de TVA associés ; 

• prix total HT ; 

• montant total TTC.

Réconciliation bancaire

Pour détecter rapidement toute erreur ou divergence, les enregistrements de recettes doivent être régulièrement comparés avec les relevés bancaires. Parmi les divergences que vous pourriez détecter : 

• erreurs de saisie ; 

• transactions non enregistrées ; 

• erreurs bancaires… 

Dans ce dernier cas, vous devrez apporter des corrections dans votre système comptable. 

3. Enregistrer les dépenses

Pour établir la déclaration de TVA, il n’est pas nécessaire d’indiquer le taux de TVA pour chaque montant de TVA déductible. Aussi, la comptabilisation des dépenses ne requiert pas de ventilation en fonction des différents taux de TVA (contrairement aux achats). 

Dans le Plan Comptable Général, les achats de denrées et boissons s’inscrivent au débit de compte 601. Toutefois, l’analyse des différents postes de dépense est alors complexe. Le mieux reste de solliciter un expert-comptable, afin qu’il mette en place un plan comptable spécifique pour votre activité. 

Certains achats, comme les boissons consignées, nécessitent la maîtrise des caractéristiques comptables spécifiques. Pour éviter les erreurs de saisie, mieux vaut se faire accompagner par un expert. 

4. Suivre les charges déductibles

Le suivi des charges déductibles est un point important pour maximiser les avantages fiscaux de votre restaurant. 

Pour garantir une déduction optimale lors de votre déclaration d’impôts, il faut enregistrer méticuleusement toutes les dépenses éligibles : 

• coûts des matières premières ; 

• frais de personnel ; 

• dépenses publicitaires ; 

• frais d’entretien… 

Pour étayer ces dépenses, il convient de conserver toutes les pièces justificatives, comme des factures d’achat et des reçus. En suivant rigoureusement vos charges déductibles, vous réduisez votre charge fiscale mais vous obtenez aussi une vision plus claire de la rentabilité réelle de votre restaurant. 

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5. Maîtriser les particularités de la comptabilité d’un restaurant

Les activités d’un restaurant sont soumises à certaines spécificités qu’il convient de maîtriser pour tenir sa comptabilité correctement. Même si vous faites appel à un expert-comptable, il est important que vous compreniez ces notions. 

La TVA collectée

Dans le domaine de la restauration, plusieurs taux de TVA peuvent être appliqués selon la nature des produits commercialisés : 

• TVA réduite à 5,5 % pour les plats et boissons sans alcool à consommation différée ; 

• TVA intermédiaire à 10 % pour les plats et boissons sans alcool à consommation immédiate ; 

• TVA normale à 20 % pour les boissons alcoolisées. 

La livraison à domicile

Votre restaurant livre aussi à domicile ? Cela nécessite quelques aménagements dans votre comptabilité. En effet, les dépenses liées au transport des plats et boissons requièrent un enregistrement comptable supplémentaire. 

Cela concerne : 

• les emballages ; 

• les coûts de la distribution assurée par un salarié ; 

• les commissions variables des plateformes comme Deliveroo ou Uber Eats. 

Les repas des salariés : un avantage en nature

La convention collecte des hôtels, cafés, restaurant (HCR) impose au restaurateur de nourrir ses salariés lorsque : 

• le restaurant est ouvert aux heures habituelles des repas ; 

• le salarié se trouve dans les locaux aux heures usuelles des repas. 

Cette indemnisation représente un avantage en nature. Il doit donc apparaître sur les fiches de paie et engendre : 

• pour l’employeur, le versement de cotisations sociales sur ce montant ;

• pour le salarié, une taxation à l’impôt sur le revenu. 

Un minimum garanti par repas est fixé à 3,65 € pour un repas par jour et à 7,30 € pour deux repas quotidiens. 

Pour déterminer le nombre de repas, il faut tenir compte de la durée de travail effective journalière : 

• inférieure ou égale à 5 heures : 1 repas ; 

• supérieure à 5 heures : 2 repas. 

D’un point de vue comptable, l’enregistrement d’un avantage en nature va prendre la forme suivante : 

Débit du compte 6417 “Avantages en nature” ; 

Crédit du compte 726 “Production consommée”. 

Récap’ des obligations comptables d’un restaurant

Plus qu’une obligation légale, la comptabilité est le socle de la prospérité. 

Voici les points clés à retenir pour respecter les obligations comptables de votre restaurant :

• tenir sa comptabilité avec rigueur ; 

• comptabiliser les recettes ; 

• enregistrer les dépenses ; 

• suivre les charges déductibles ; 

• maîtriser les particularités : TVA, livraison, repas des salariés.

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